E-Rechnung in OTM: unterstützte Formate und Belegarten

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Formate: ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung

Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten. Eine gewöhnliche PDF-Datei ohne solche Daten ist damit nicht gleichzusetzen.

OTM verbindet bei ZUGFeRD/Factur-X eine lesbare PDF/A-3-Rechnung mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Menschen können den Beleg als PDF lesen; geeignete Buchhaltungssysteme können die Rechnungsdaten übernehmen. Factur-X ist die deutsch-französische Entsprechung von ZUGFeRD.

XRechnung bezeichnet dagegen ein strukturiertes XML-Format. Entscheidend sind die Anforderungen des Empfängers: Klären Sie vorab Format, benötigte Referenzen und Einreichungskanal. Ein lesbares PDF allein sagt noch nichts darüber aus, ob die enthaltenen Daten akzeptiert werden.

Unterstützte Belegarten

OTM bildet die Abrechnung sowohl auf Kunden- als auch auf Ressourcenseite ab. Folgende Belegarten werden als E-Rechnung unterstützt:

E-Rechnungsbelege in OTM
Kürzel	Belegart	Verwendung
AR	Ausgangsrechnung	Reguläre Endrechnung an den Kunden mit den Einzelpositionen des Auftrags.
TR	Teilrechnung	Abschlagsrechnung für einen noch nicht vollständig abgeschlossenen Auftrag.
—	Anzahlungsrechnung	Beleg zur Anforderung einer Anzahlung auf einen Auftrag.
—	Korrekturrechnung	Beleg zur Korrektur einer bereits ausgestellten Rechnung.
—	Stornorechnung	Beleg zur Stornierung einer bereits ausgestellten Rechnung.
DGU	Debitoren-Gutschrift	Korrektur beziehungsweise Gutschrift an den Kunden mit Bezug zur ursprünglichen Rechnung.
GU	Ressourcen-Gutschrift	Ihr Unternehmen erstellt die Abrechnung im Namen des Dienstleisters (Self-Billing).
RR	Ressourcenrechnung	Die Ressource erzeugt den Beleg in OTM mit ihrer eigenen Rechnungsnummer.

Zwei Wege für die Ressourcenabrechnung

Bei einer Ressourcen-Gutschrift erstellt Ihr Unternehmen die Abrechnung im Namen des Freelancers beziehungsweise Dienstleisters. Dieses Verfahren wird auch als Self-Billing bezeichnet.

Bei einer Ressourcenrechnung erzeugt die Ressource den Beleg selbst in OTM, nachdem sie ihre eigene Rechnungsnummer eingegeben hat. Beide Wege liefern einen elektronischen Beleg im ZUGFeRD-Format.

Eine Ressourcen-Gutschrift zur Abrechnung einer erbrachten Leistung ist nicht mit einer Debitoren-Gutschrift zur Korrektur einer Kundenrechnung zu verwechseln.

Steuerliche Szenarien

Die OTM-Produktbeschreibung nennt nationale Leistungen mit Regel- oder ermäßigtem Steuersatz, innergemeinschaftliche Geschäftsvorgänge, Reverse Charge, steuerfreie Exporte in Drittländer und die Kleinunternehmerregelung als berücksichtigte Szenarien.

Die richtige Behandlung hängt vom konkreten Geschäftsvorgang und den hinterlegten Daten ab. Prüfen Sie Steuerdaten und Projekteinstellungen, insbesondere bei internationalen Kunden oder abweichenden Rechnungsempfängern. Die Software ersetzt keine steuerliche Einzelfallprüfung.

Zahlungsinformationen

IBAN, BIC und Zahlungsziel werden zusammen mit den übrigen Zahlungsinformationen im strukturierten XML-Teil übermittelt. Der Empfänger kann diese Daten mit geeigneter Software für die Zahlungsabwicklung nutzen.

Halten Sie deshalb nicht nur die sichtbare Rechnungsanschrift, sondern auch Bankverbindung und Zahlungsbedingungen in OTM aktuell.

Leitweg-ID und alternative Rechnungsadressen

Öffentliche Auftraggeber verwenden die Leitweg-ID zur Zuordnung elektronischer Rechnungen. Sie besteht aus Grobadressierung, optionaler Feinadressierung und Prüfziffer. Lassen Sie sich die tatsächlich benötigte Kennung und den vorgesehenen Rechnungseingang vom Auftraggeber mitteilen.

In OTM wird die Leitweg-ID im Kundenstammsatz hinterlegt. Auch eine alternative Rechnungsadresse kann eine eigene Leitweg-ID erhalten, beispielsweise für eine andere Behörde oder Abteilung als den fachlichen Auftraggeber.

Ist eine Leitweg-ID vorhanden, übernimmt OTM sie als elektronische Adresse nach Schema ICD-0204 in die Rechnungsdaten. Andernfalls wird die E-Mail-Adresse verwendet; eine manuelle Umschaltung ist nicht erforderlich.

Buyer Reference: Zuordnung beim Kunden

Die Buyer Reference ist eine zusätzliche Käuferreferenz im Kundenstammsatz. Sie unterstützt die interne Zuordnung beim Rechnungsempfänger, etwa zu einer Bestellung, einem Aktenzeichen oder einer Kostenstelle.

OTM übermittelt diese Referenz in der E-Rechnung. Ist keine Buyer Reference hinterlegt, verwendet OTM das Kürzel des Kundenunternehmens. Stimmen Sie die benötigte Referenz mit dem Kunden ab; der automatisch verwendete Ersatz muss nicht dessen internen Vorgaben entsprechen.

Checkliste vor der ersten E-Rechnung

Prüfen Sie Namen und Anschriften, Rechnungsnummer und -datum, Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt sowie Netto-, Steuer- und Bruttobeträge. Kontrollieren Sie außerdem Steuerkennungen, Zahlungsdaten und die Zuordnung des tatsächlichen Rechnungsempfängers.

Klären Sie mit dem Empfänger das akzeptierte Format, den Übermittlungsweg und erforderliche Referenzen. Stimmen Sie die Weiterverarbeitung mit Ihrer Buchhaltung ab und prüfen Sie einen Beispielbeleg auch technisch: Ein korrekt aussehendes PDF ist kein Nachweis für einen fehlerfreien XML-Datensatz.

Planen Sie die Aufbewahrung der elektronischen Originaldatei einschließlich der strukturierten Daten. Ein Ausdruck oder eine alleinige PDF-Ansicht ersetzt diesen Datensatz nicht.

Dieser Beitrag erläutert OTM-Funktionen. Gesetzliche Fristen, Ausnahmen und Aufbewahrungsvorgaben müssen anhand aktueller offizieller Informationen und gegebenenfalls mit Ihrer Steuerberatung geprüft werden.