E-Rechnung in OTM: unterstützte Formate und Belegarten

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E-Rechnungen in OTM 9.5

Funktionsstand: OTM 9.5 vom 17. Oktober 2026.

Mit OTM 9.5 werden alle in OTM generierten Rechnungen und Vergütungsbelege als E-Rechnungen nach aktuellem Standard erzeugt. Die Ausgabe verwendet ZUGFeRD 2.5.2 / Factur-X 1.09.2; für reguläre B2B-Rechnungen kommt das Profil EN 16931 zum Einsatz.

Die Validierung erfolgt mit den offiziellen XSD-Dateien, Schematron-Regeln und Codelisten der Version 2.5.2.

Ausgabeformat wählen: PDF, XML oder ZIP

Factur-X/ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten. XRechnung steht als eigenständige XML-Datei zur Verfügung. Als dritte Option erzeugt OTM eine ZIP-Datei mit beiden Dateiformaten.

Die Wahl richtet sich nach den Anforderungen des Rechnungsempfängers. Eine gewöhnliche PDF-Datei ohne strukturierte Rechnungsdaten ist keine gleichwertige E-Rechnung.

Anzahlungen, Berichtigungen und Stornos

Die erweiterten Belegarten bilden Änderungen nachvollziehbar ab. Berichtigung, vollständige Aufhebung und Teilgutschrift sind unterschiedliche Vorgänge:

Neue und erweiterte Belegarten
Belegart	Kennzeichnung	Funktion
Anzahlungsrechnung	XXXZ	Fester Betrag oder Prozentsatz. Erhaltene Anzahlungen werden in der Schlussrechnung angerechnet.
Berichtigungsrechnung (Korrekturrechnung)	-B	Eigene nachvollziehbare Fassung mit Bezug zum Original. Frühere Fassungen bleiben verfügbar.
Stornorechnung / Storno- und Korrekturbeleg	-S	Eigener verknüpfter Beleg zur Aufhebung einer Rechnung oder Ressourcen-Gutschrift; getrennt von einer Teilgutschrift.

Belegnummern und zusammengehörige Fassungen

Die folgenden Nummern sind Beispiele aus der Update-Information. Sie zeigen die Kennzeichnung von Belegarten, Berichtigungen und Stornos; es handelt sich nicht um eine zusammenhängende Buchungsfolge.

Beispielhafte Belegnummern
Belegart / Variante	Beispielnummer
Vorkasse / Zahlungsanforderung	XXXV26101039
Anzahlungsrechnung	XXXZ26101367
Berichtigte Anzahlungsrechnung	XXXZ26101354-B1
Storno einer Anzahlungsrechnung	XXXZ26101354-S
Teilrechnung	XXXT26101369
Berichtigte Teilrechnung	XXXT26101349-B2
Storno einer Teilrechnung	XXXT26101361-S
Schlussrechnung	XXXA26101371
Berichtigte Schlussrechnung	XXXA26101370-B1
Storno einer Schlussrechnung	XXXA26101368-S
Debitorengutschrift / Teilgutschrift	XXXD261050
Ressourcen-Gutschrift der Agentur (Selbstfakturierung)	XXXN26001033
Storno einer Ressourcen-Gutschrift (Selbstfakturierung)	XXXN26001027-S

Globale Vorgaben und individuelle Empfängereinstellungen

Unter Administration → Einstellungen → Debitoren und Administration → Einstellungen → Kreditoren legen Sie die globalen Ausgabeformate für Kunden- und Ressourcenbelege fest.

In PM → Kundenverwaltung lassen sich die globalen Vorgaben für jeden Kunden und jeden abweichenden Rechnungsempfänger durch individuelle Einstellungen ersetzen. Neue strukturierte Empfängerangaben umfassen die E-Rechnungsadresse und die Käuferreferenz.

Projektdokumente und Buchhaltung im Überblick

Original, Berichtigung und Storno bleiben miteinander verknüpft. Jede Fassung ist separat abrufbar; Kunden- und Ressourcenbelege werden getrennt dargestellt. Die erweiterten Ansichten unterstützen die tägliche Rechnungsbearbeitung:

Arbeitsbereiche und Funktionen
Bereich	Neu oder erweitert
PM → Projektdokumente	Originale, Berichtigungen und Stornobelege mit erkennbaren Bezügen und separatem Download jeder Fassung. Getrennte Bereiche für Kunden- und Ressourcenbelege.
PM → Ausgangsrechnung	Berichtigung, Storno und Debitorengutschrift im bestehenden Rechnungsablauf.
Buchhaltung → Rechnungen / Vergütungsbelege	Aktuelle Belegnummern und Zahlungsstände. Neue Belegarten in Suche und Export; Zugang zu den Belegdetails für berechtigte Nutzer.
Buchhaltung → Rechnungen / Vergütungsbelege → Belegdetails	Beträge, offener Saldo und zusammengehörige Belege im Überblick. Berechtigte Zahlungs-, Skonto-, Erstattungs-, Storno- und Versandaktionen sowie ein gemeinsamer Verlauf.

Zwei Wege im Ressourcenportal

OTM unterstützt sowohl die Selbstfakturierung durch die Agentur als auch Rechnungen, die die Ressource selbst ausstellt. In beiden Fällen folgt das Ausgabeformat der Agenturvorgabe.

Eine Ressourcen-Gutschrift ist hier die Abrechnung einer erbrachten Leistung im Self-Billing-Verfahren. Sie ist nicht mit einer Debitorengutschrift beziehungsweise Teilgutschrift an einen Kunden zu verwechseln.

Ressourcenabrechnung in beiden Varianten
Bereich	Möglichkeiten
Ressourcenportal → Jobs → Gutschriften (Selbstfakturierung)	Empfangene Agentur-Gutschriften mit Details, Status, Belegbezügen und Downloads. Die Ressource kann hier keine Zahlungen buchen.
Ressourcenportal → Eigene Rechnungen (Ressourcenrechnung)	Eigene Ressourcenrechnungen in der Vorschau prüfen, ausstellen, versenden und stornieren. Gemeinsame Detailansicht mit Verlauf.

Vorgänge nach Projektabschluss dokumentieren

Neben Berichtigungen, Stornobelegen und Debitorengutschriften können Sie tatsächlich zurückgezahlte Beträge erfassen und falsch erfasste Zahlungen korrigieren. So bleibt auch die weitere Bearbeitung nach Projektabschluss nachvollziehbar.

Wichtig ist die Unterscheidung: Eine Erstattung dokumentiert einen tatsächlich zurückgezahlten Betrag. Eine Gegenbuchung berichtigt eine fehlerhafte Zahlungserfassung.

Erstattung und Gegenbuchung unterscheiden
Vorgang	Aktion in den Belegdetails
Tatsächlich zurückgezahlter Betrag	Erstattung erfassen
Falsch erfasste Zahlung berichtigen	Gegenbuchung

Steuerliche Szenarien und EU-Länder

OTM erzeugt valide E-Rechnungsbelege für alle EU-Länder. Die Produktbeschreibung berücksichtigt nationale Leistungen mit Regel- oder ermäßigtem Steuersatz, innergemeinschaftliche Geschäftsvorgänge, Reverse Charge, steuerfreie Exporte in Drittländer und die Kleinunternehmerregelung.

Die passende steuerliche Behandlung hängt vom konkreten Geschäftsvorgang und den hinterlegten Daten ab. Format und Übermittlungsweg müssen zu den Anforderungen des Empfängers passen. Die Erzeugung eines Belegs ist nicht gleichbedeutend mit seiner Übermittlung an eine nationale Plattform oder an ein bestimmtes Netzwerk.

Zahlungsinformationen und Empfängerreferenzen

IBAN, BIC und Zahlungsziel werden mit den Zahlungsinformationen im strukturierten XML-Teil übermittelt. Halten Sie Bankverbindung und Zahlungsbedingungen aktuell.

Die E-Rechnungsadresse und die Käuferreferenz gehören zu den strukturierten Empfängerangaben. Die Buyer Reference hilft bei der internen Zuordnung, etwa zu einer Bestellung, einem Aktenzeichen oder einer Kostenstelle.

Für deutsche öffentliche Auftraggeber kann eine Leitweg-ID erforderlich sein. Klären Sie Kennung und Einreichungskanal direkt mit dem Empfänger und berücksichtigen Sie die Daten eines gegebenenfalls abweichenden Rechnungsempfängers.

Checkliste für den Arbeitsalltag

Prüfen Sie Namen, Anschriften, Rechnungsnummer und -datum, Leistungsbeschreibung und -zeitpunkt, Steuerkennungen sowie Netto-, Steuer- und Bruttobeträge. Kontrollieren Sie die E-Rechnungsadresse, Käuferreferenz, Zahlungsdaten und das gewählte Ausgabeformat.

Stimmen Sie das Format und den Übermittlungsweg mit dem Empfänger ab. Prüfen Sie bei Änderungen, ob eine Berichtigung, ein Storno oder eine Teilgutschrift gemeint ist. Nutzen Sie die Belegdetails, um Fassungen, Zahlungen und nachgelagerte Vorgänge gemeinsam nachzuvollziehen.

Bewahren Sie die elektronische Originaldatei einschließlich der strukturierten Daten auf. Eine reine PDF-Ansicht oder ein Ausdruck ersetzt den Datensatz nicht. Dieser Beitrag erläutert OTM-Funktionen und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Einzelfallprüfung.