Die OTM-Versionshistorie.

E-Rechnungen in OTM 9.5

Funktionsstand: OTM 9.5 vom 17. Oktober 2026.

Mit OTM 9.5 werden alle in OTM generierten Rechnungen und Vergütungsbelege als E-Rechnungen nach aktuellem Standard erzeugt. Die Ausgabe verwendet ZUGFeRD 2.5.2 / Factur-X 1.09.2; für reguläre B2B-Rechnungen kommt das Profil EN 16931 zum Einsatz.

Die Validierung erfolgt mit den offiziellen XSD-Dateien, Schematron-Regeln und Codelisten der Version 2.5.2.

Ausgabeformat wählen: PDF, XML oder ZIP

Factur-X/ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten. XRechnung steht als eigenständige XML-Datei zur Verfügung. Als dritte Option erzeugt OTM eine ZIP-Datei mit beiden Dateiformaten.

Die Wahl richtet sich nach den Anforderungen des Rechnungsempfängers. Eine gewöhnliche PDF-Datei ohne strukturierte Rechnungsdaten ist keine gleichwertige E-Rechnung.

Anzahlungen, Berichtigungen und Stornos

Die erweiterten Belegarten bilden Änderungen nachvollziehbar ab. Berichtigung, vollständige Aufhebung und Teilgutschrift sind unterschiedliche Vorgänge:

Belegnummern und zusammengehörige Fassungen

Die folgenden Nummern sind Beispiele aus der Update-Information. Sie zeigen die Kennzeichnung von Belegarten, Berichtigungen und Stornos; es handelt sich nicht um eine zusammenhängende Buchungsfolge.

Globale Vorgaben und individuelle Empfängereinstellungen

Unter Administration → Einstellungen → Debitoren und Administration → Einstellungen → Kreditoren legen Sie die globalen Ausgabeformate für Kunden- und Ressourcenbelege fest.

In PM → Kundenverwaltung lassen sich die globalen Vorgaben für jeden Kunden und jeden abweichenden Rechnungsempfänger durch individuelle Einstellungen ersetzen. Neue strukturierte Empfängerangaben umfassen die E-Rechnungsadresse und die Käuferreferenz.

Projektdokumente und Buchhaltung im Überblick

Original, Berichtigung und Storno bleiben miteinander verknüpft. Jede Fassung ist separat abrufbar; Kunden- und Ressourcenbelege werden getrennt dargestellt. Die erweiterten Ansichten unterstützen die tägliche Rechnungsbearbeitung:

Zwei Wege im Ressourcenportal

OTM unterstützt sowohl die Selbstfakturierung durch die Agentur als auch Rechnungen, die die Ressource selbst ausstellt. In beiden Fällen folgt das Ausgabeformat der Agenturvorgabe.

Eine Ressourcen-Gutschrift ist hier die Abrechnung einer erbrachten Leistung im Self-Billing-Verfahren. Sie ist nicht mit einer Debitorengutschrift beziehungsweise Teilgutschrift an einen Kunden zu verwechseln.

Vorgänge nach Projektabschluss dokumentieren

Neben Berichtigungen, Stornobelegen und Debitorengutschriften können Sie tatsächlich zurückgezahlte Beträge erfassen und falsch erfasste Zahlungen korrigieren. So bleibt auch die weitere Bearbeitung nach Projektabschluss nachvollziehbar.

Wichtig ist die Unterscheidung: Eine Erstattung dokumentiert einen tatsächlich zurückgezahlten Betrag. Eine Gegenbuchung berichtigt eine fehlerhafte Zahlungserfassung.

Zum aktualisierten E-Rechnungsleitfaden

Berlin, 18. März 2026

Die E-Rechnung ist in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 ein zentrales Thema für Unternehmen. Gleichzeitig nehmen auch auf europäischer Ebene die regulatorischen Anforderungen weiter zu. In Belgien ist die strukturierte B2B-E-Rechnung ab dem 1. Januar 2026 verpflichtend, in Frankreich müssen alle Unternehmen ab dem 1. September 2026 E-Rechnungen empfangen können, während die Ausstellung dort gestaffelt bis zum 1. September 2027 eingeführt wird. Polen startet KSeF stufenweise ab dem 1. Februar 2026 und dem 1. April 2026, und Italien arbeitet bereits seit dem 1. Januar 2019 mit einer Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich. Auf EU-Ebene wurde das ViDA-Paket am 11. März 2025 verabschiedet; für grenzüberschreitende B2B-Digital-Reporting-Requirements ist der 1. Juli 2030 vorgesehen.

OTM unterstützt Sprachdienstleister dabei mit einem durchgängigen Workflow für Ausgangsrechnungen, Teilrechnungen und Debitoren-Gutschriften. Dabei werden ZUGFeRD/Factur-X und XRechnung so eingebunden, dass strukturierte Rechnungsdaten und praktische Abrechnungsprozesse in einem einzigen System zusammenlaufen.

Besonders relevant für die Sprachbranche ist außerdem die Ressourcenabrechnung. OTM deckt hier beide Modelle ab: Ressourcen-Gutschriften als Self-Billed Invoice durch das Unternehmen und Ressourcenrechnungen, die von der Ressource selbst mit eigener Rechnungsnummer erzeugt werden. Damit lassen sich unterschiedliche organisatorische und steuerliche Anforderungen sauber innerhalb desselben Workflows abbilden.

Weitere Informationen finden Sie hier:
E-Rechnung in OTM: unterstützte Formate und Belegarten

Berlin, 22. September 2023

E-Mail-Kommunikation ist nach wie vor ein unverzichtbarer Bestandteil der Geschäftswelt. Sei es die Kommunikation mit Kunden über neue Angebote oder der sichere Austausch kritischer Geschäftsdaten mit Teammitgliedern – die Zuverlässigkeit und Effizienz des E-Mail-Verkehrs sind entscheidend. Aus diesem Grund haben wir am 19. September 2023 einen wichtigen Schritt unternommen: OTM versendet E-Mails über einen SMTP-Relay-Service mit hoher Reputation und DSGVO-Konformität.

Was ist ein SMTP-Relay-Service?

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ist ein Internetprotokoll für den E-Mail-Verkehr. Ein SMTP-Relay-Service agiert als Vermittler zwischen dem Absender und dem Empfänger einer E-Mail. Er kümmert sich um die sichere und effiziente Zustellung der E-Mails und bietet zusätzlich eine Reihe von Monitoring- und Reporting-Tools. Professionelle SMTP-Relay-Anbieter genießen gegenüber selbst verwalteten Mail-Servern eine ungleich höhere Reputation bei den großen Providern.

Warum ist Reputation wichtig?

Die Reputation eines Mail-Servers ist ein entscheidender Faktor für die Zustellbarkeit von E-Mails. Eine schlechte Reputation kann dazu führen, dass Ihre E-Mails als Spam markiert oder gar nicht erst zugestellt werden. Besonders betroffen sind hierbei die Nutzer der großen Mail-Provider. Ein Service mit guter Reputation hingegen erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails im Posteingang des Empfängers landen und nicht im Spam-Ordner.

DSGVO-Konformität: Ein entscheidender Faktor

Neben der Reputation ist auch die DSGVO-Konformität (Datenschutz-Grundverordnung) ein wichtiger Aspekt bei unserer Wahl eines SMTP-Relay-Services. Die DSGVO legt strenge Regeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten von EU-Bürgern fest. Unser neuer Service ist vollständig DSGVO-konform, was bedeutet:

• Datensicherheit: Alle E-Mails werden weiterhin sicher verschlüsselt übertragen und gespeichert.
• Transparenz: Wir können jederzeit nachvollziehen, was mit den Daten passiert.
• Datenminimierung: Nur die notwendigsten Daten werden gesammelt und verarbeitet.

Dies gewährleistet nicht nur die Sicherheit der Daten unserer Kunden und Partner, sondern stärkt auch das Vertrauen in unsere Kommunikationsprozesse.

Warum haben wir die Maßnahmen ergriffen?

Bessere Zustellraten

Bedingt durch den extrem hohen Spam-Anteil am globalen E-Mail-Verkehr und den entsprechenden Anpassungen und Einschränkungen der großen Freemail-Anbieter sinkt ohne zusätzliche Reputationsebene der Zustellerfolg für OTM-E-Mails. Der Hauptvorteil des Wechsels zu einem SMTP-Relay-Service mit hoher Reputation und DSGVO-Konformität liegt daher in den verbesserten Zustellraten. Dies ist besonders wichtig für zeitkritische E-Mails und die Kommunikation mit unseren Kunden und Ressourcen.

Verbessertes Monitoring und Reporting

Das neue Service-Level bietet erweiterte Monitoring- und Reporting-Funktionen, die uns dabei helfen, den Erfolg der E-Mail-Zustellung im Netzwerk besser zu verstehen und eventuelle Probleme rasch zu identifizieren.

Höhere Sicherheit und Datenschutz

Dank strenger Sicherheitsprotokolle und DSGVO-Konformität bietet der neue Service ein erhöhtes Maß an Sicherheit und Datenschutz für alle Sender und Empfänger der E-Mails.

Fazit

Der Übergang zu einem SMTP-Relay-Service mit hoher Reputation und DSGVO-Konformität ist ein bedeutender Schritt zur Verbesserung der Qualität und Effizienz unserer OTM-E-Mail-Kommunikation. Wir sind überzeugt, dass diese Änderung sowohl für uns als auch für unsere Kunden und Netzwerkpartner von Vorteil ist. Wir freuen uns darüber, Ihnen ein noch besseres und sichereres Kommunikationserlebnis bieten zu können.

Leider können wir auch zukünftig keine 100%ige Zustellung der aus OTM versendeten E-Mails garantieren. Niemand könnte das. Warum dieses Ziel nur gelegentlich erreicht werden kann, sehen Sie hier:

Gründe für die Verzögerung oder Nicht-Zustellbarkeit einer E-Mail

Dank an unseren Mail-Relay-Partner Rapidmail.

Vielen Dank an die Nutzer*innen unseres Netzwerks für das Vertrauen in unseren Service!

Berlin, 18. Februar 2022

Im Sinne einer einwandfreien technischen Funktionsweise raten wir dringend, Werbe-Blocker in Ihrem Browser für OTM zu deaktivieren.
OTM bleibt ohnehin weiterhin werbefrei.

1) Fortschrittsbalken bei Dateiuploads
>Projektmanager
>Kundenportal
>Ressourcenportal

Bei Dateiuploads in den Front-Ends für Projektmanager, Kunden und Ressourcen wird zusätzlich zur Aufforderung "Bitte warten" ein Fortschrittsbalken angezeigt, der vor allem bei großen Dateien ein besseres Feedback über die aktuelle Upload-Situation gibt.

2) Erweiterte Funktionen bei der Dateiauswahl in Jobs
>Projektmanager >Jobs anlegen/bearbeiten

Insbesondere bei großen Projekten mit vielen Positionen und Dateien war es wegen der Vervielfachung des Datei-Pools bisher oft nicht möglich, alle Positionen gleichzeitig zu öffnen und die Jobs in einem Durchgang zu bearbeiten.

Deshalb wurde die Dateiauswahl je Job in ein eigenes Pop-Up-Fenster verlegt. Dort stehen außerdem zusätzliche Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Sie erlauben das gezielte Suchen nach bestimmten Quelldateien, Referenzdateien, Ergebnisdateien und Auslieferungsdateien.

Zum Auffinden einer Datei müssen ALLE zutreffenden Filterkriterien aktiviert sein, also OTM-Dateityp, Dateinamenserweiterung, und Uploader – zum Beispiel also "Quelldatei", ".docx", "Max Manager".

Alternativ kann mittels einer neuen Matrix eine effiziente Zuordnung von Dateien zu mehreren Jobs erfolgen. Der Ablauf sieht aus wie folgt:

1. Zuerst alle nötigen Jobs anlegen
2. Funktion >Alle Positionen öffnen
3. Funktion >Dateiauswahl für mehrere Jobs – Schritt 1
   Dateien auswählen, deren Zuordnungen zu einem oder mehreren Jobs bearbeitet werden sollen.
4. >Schritt 2
   Matrix. Die bestehenden Zuordnungen der ausgewählten Dateien werden angezeigt und können für mehrere Jobs in einem Arbeitsgang geändert werden.
5. >Änderungen übernehmen
6. >Änderungen speichern

Wichtige Änderung!
Bei der Stapelbearbeitung (mehrerer Jobs gleichzeitig) verhinderte bislang die überschrittene Deadline eines unveränderten Jobs das Speichern aller übrigen Änderungen anderer Jobs. Diese Restriktion wurde aufgehoben. Nur, wenn eine NEUE Deadline in der Vergangenheit liegt oder nicht in den Projektrahmen passt, wird ein Fehler angezeigt und das Speichern verhindert.

Im Übrigen bleibt es dabei, dass jedem Job per Voreinstellung die in der jeweiligen Position aktivierten Quelldateien zugeordnet sind.

3) Protokollierung der Übernahme von Ergebnisdateien als Auslieferungsdateien
>Projektmanager >Job-Dateien

Bei der direkten Übernahme einer Auslieferungsdatei aus einer Ergebnisdatei wird protokolliert und dargestellt, welcher PM-User die entsprechende Aktion durchgeführt hat.

4) Fehlerbeseitigungen und technische Verbesserungen
Neben vereinzelten Fehlerbeseitigungen wurde erneut wichtige zugrundeliegende technische Komponenten aktualisiert.

Berlin, 19. Januar 2022

1) Verbesserte Darstellung von HTML-Mails
Eingehende E-Mails, die im HTML-Format gesendet wurden, werden in OTM aus Sicherheitsgründen grundsätzlich in reine Text-E-Mails umgewandelt. Die Darstellung dieser E-Mails im Textformat wird durch die Bereinigung diverser Auszeichnungselemente klarer und übersichtlicher.

2) Fehlerkorrekturen und technische Verbesserungen
Neben einigen Fehlerbehebungen wurden wiederum zugrundliegende technische Komponenten erneuert und verbessert, was für mehr Sicherheit und bessere Performance des Systems sorgt.

Berlin, 13. Oktober 2020

1) Aufträge mit unbezahlter Zahlungsanforderung können storniert werden
>Projektmanager >Projektübersicht >Projektsteuerung

Aufträge mit existierender, aber unbezahlter Zahlungsanforderung (oder unbezahlten Rechnungen) können von Supervisoren/Administratoren storniert werden. Das macht das Rücksetzen zur Anfrage überflüssig, mit dem das Verschwinden der bereits versendeten Zahlungsanforderung aus den Projektdokumenten verbunden war. Der stornierte Auftrag wird archiviert und kann bei Bedarf jederzeit reaktiviert werden.

2) Fehlerkorrekturen und zahlreiche technische Verbesserungen

Berlin, 29. Juni 2020

1) Markierung wichtiger E-Mails im Kunden-Thread und im Ressourcen-Thread
>Projektmanager >Projektübersicht >E-Mails (Kunde)
>Projektmanager >Projektübersicht >E-Mails (Ressourcen)

Zur Kennzeichnung wichtiger E-Mails vor allem in langen Threads gibt es die Möglichkeit, in der Liste der E-Mails vor dem Betreff einen "Favoriten-Stern" zu aktivieren.

2) Kennzeichnung von Ansprechpartnern mit abweichenden Einstellungen zum E-Mail-Versand
>Projektmanager >Kundenverwaltung >Ansprechpartner

Ansprechpartner, deren Einstellungen zum E-Mail-Versand von der Voreinstellung für den jeweiligen Kunden abweichen, werden mit einem Icon gekennzeichnet.

3) Import von Positionsvorlagen ohne Steuersätze
>Projektmanager >Anfrage >Positionen
>Projektmanager >Auftrag >Positionen bearbeiten

Eine Positionsliste kann aus einem anderen Projekt des Kunden oder aus einer Vorlage importiert werden. Die bislang in der Positionsliste enthaltenen Steuersätze werden dabei nicht mehr importiert. Stattdessen wird der Steuersatz angesetzt, der entweder bereits im Projekt vorhanden ist, oder der bei der Positionserstellung aufgrund der Kundendaten voreingestellt wäre.

ACHTUNG! Eventuelle Positionslisten mit unterschiedlichen Steuersätzen in einzelnen Positionen müssen nach dem Import manuell angepasst werden.

4) Warnung, wenn bei der Rechnungserstellung ein möglicherweise veralteter Steuersatz eingestellt ist
>Projektmanager >Auftrag >Ausgangsrechnung

Der in einem Projekt verwendete Steuersatz wird bei der Erstellung des Angebots im Projekt gespeichert. Dieser Wert ist für die Rechnungslegung (Rechnung, Zahlungsanforderung, Teilrechnung, Debitorengutschrift) im Projekt voreingestellt.

Sollte sich der im Administrationsbereich gespeicherte allgemeine Steuersatz für Ausgangsrechnungen im Verlauf eines Projekts ändern, warnt OTM bei Aufruf der Seite >Ausgangsrechnung, dass der im Projekt eingestellte Steuersatz nicht der aktuell geltenden Voreinstellung entspricht. Es hängt von Leistungszeitraum und Liefertermin ab, welchen Steuersatz ein PM für den zu erstellenden Beleg anwenden sollte.

5) Begrenzung der Trefferliste bei Suche mit dem Projektfinder
>Projektmanager

Wenn Sucheingaben eine sehr große Zahl von Projekten liefern, dann wird zunächst nur ein Teil der Treffer angezeigt. Ältere Treffer können vom Nutzer sukzessive aufgerufen werden.

6) Fehlerkorrekturen und technische Verbesserungen

Berlin, 18. Februar 2020

1) Aufschlüsselung von Währungsanteilen bei Auswahl von Belegen
>Projektmanager >Buchhaltung >Rechnungen
>Projektmanager >Buchhaltung >Vergütungsbelege

Bei der Auswahl von Belegen wird oberhalb und unterhalb der Liste die Summe in der Buchhaltungswährung angezeigt. Sind in der Auswahl Belege in anderen Währungen enthalten, dann werden jetzt die jeweiligen Summen pro Währung aufgeschlüsselt.

2) Ressourcenauswahl – Automatische Umschaltung zwischen "Pauschalpreis" und "Preis pro Einheit"
>Projektmanagement >Jobs >Ausschreiben

Bei Klick in das Feld "Preis/Einheit" oder "Pauschalpreis" wird automatisch das zugehörige Optionsfeld (der Radio-Button) aktiviert. Die Checkbox zur Ressource muss nach wie vor manuell gesetzt werden.

Berlin, 17. September 2019

Das Update beinhaltet Neuerungen in folgenden Bereichen:

1. Erweiterte Konfigurierbarkeit von Leistungen
2. Neue Leistung "Post-Editing"
3. Vereinfachte PayPal-Zahlung für Kunden
4. Teilrechnungen (Zahlungsfrist, Statusanzeige, Meldungen auf der Aufgabenseite)
5. Cashflow-Prognose

1) Erweiterte Konfigurierbarkeit von Leistungen
>Administration >Einstellungen >Projektparameter >Angebotene Dienstleistungen

Bisher konnte man für die angebotenen Leistungen lediglich entscheiden, ob sie in Anfrageformularen und für die Positionserstellung verfügbar waren, oder nicht. Jetzt gibt es folgende Einstelloptionen:

1. Die Leistung ist verfügbar in
   >Ressourcenbewerbung
   >Ressourcenportal
   >Admin >HR-Administration
   >Projektmanager >Suche >Ressourcen
   >Projektmanager >Jobs >Anlegen/bearbeiten
   >Projektmanager >Jobs >Ausschreiben (Ressourcenauswahl)
2. Die Leistung ist verfügbar wie unter a), sowie in
   >Projektmanager >Anfrageformular
   >Projektmanager >Projektsteuerung
   >Projektmanager >Positionserstellung
3. Die Leistung ist verfügbar wie unter a) und b), sowie in
   >Öffentliches Anfrageformular
   >Kundenportal >Anfrageformular
   

2) Post-Editing
>Administration >Einstellungen >Projektparameter >Angebotene Dienstleistungen
>Projektmanagement >Positionen
>Projektmanagement >Jobs
>Projektmanagement >Suche >Ressourcen
>Anfrageformulare

Es steht als neue zweisprachige Leistung "Post-Editing" zur Verfügung.
Post-Editing ist die Prüfung und Überarbeitung einer maschinellen Übersetzung durch einen menschlichen Post-Editor, der beide Sprachen beherrscht.

Ressourcen können sich immer für diese Leistung bewerben. Administratoren können die Leistung für Projektmanager und Kunden aktivieren oder deaktivieren. Ist die Leistung aktiviert, dann ist sie für Kunden im Anfrageformular auswählbar, und Projektmanager können zum Beispiel Positionen damit erstellen und Jobs damit ausschreiben.

Alle vorhandenen Ressourcen, die bisher als Leistung "Übersetzen" und/oder "Korrekturlesen zweisprachig" sowie als Spezialgebiet "Post-Editing" hatten, erhalten beim Update automatisch die zusätzliche Leistung Post-Editing. Für Ressourcen, die später hinzukommen, gibt es keinen Automatismus.

3) Vereinfachte PayPal-Zahlung für Kunden
>Rechnungs-E-Mail

Wenn für eine Rechnung oder Zahlungsanforderung die Bezahlung per PayPal vorgesehen ist, dann kann der Kunde direkt aus der Rechnungs-E-Mail einen Link aufrufen, der ihn mitsamt der notwendigen Transaktionsparameter auf die Login-Seite von PayPal führt. Der Kunde muss nicht mehr das angehängte PDF mit der Rechnung öffnen, um die Transaktion zu starten.

4) Neue Funktionalitäten für Teilrechnungen
>Administration >Einstellungen >Projektparameter
>Projektmanagement >Auftrag >Ausgangsrechnung
>Projektmanagement >Aufgaben
>Projektmanagement >Statusfeld "Rechnung"

Für Teilrechnungen wurden eine Reihe neuer Funktionalitäten implementiert.

1. Die für Teilrechnungen geltende Zahlungsfrist ist ein eigener Vorgabewert in >Administration >Einstellungen >Projektparameter >Angebotseinstellungen
2. Der Vorgabewert kann beim Erstellen der Teilrechnung vom Projektmanager geändert werden.
3. Es gibt auf der Aufgabenseite eine Meldung, wenn die Zahlungsfrist für eine Teilrechnung überschritten ist. Ein Admin kann dann zum Beispiel die weitere Bearbeitung des betreffenden Projekts sperren.
4. Wird eine Teilrechnung vor der Eingabe des Projektzeitraums erstellt, dann muss sie (analog einer Zahlungsanforderung) zunächst den Status "Bezahlt" erhalten, bevor das Projekt wieder bearbeitet werden kann.
5. Erhält eine Teilrechnung, welche die Projektbearbeitung verhindert, den Status "Bezahlt", dann gibt es auf der Aufgabenseite eine entsprechende Meldung (analog Zahlungsanforderung).
6. Der Zahlungsstatus einer oder mehrerer Teilrechnungen wird im Statusfeld "Rechnung" angezeigt.
7. Ist die Zahlungsfrist für eine Teilrechnung überschritten, dann kann sie durch einen Nutzer mit Buchhaltungsrechten in >Projektmanagement >Auftrag >Rechnung verlängert werden.

5) Cashflow-Prognose
>Projektmanagement >Statistiken >Cashflow

Die Prognose wurde überarbeitet, die einzelnen Werte und Zusammenhänge werden auf der Seite genauer beschrieben.

Berlin, 8. April 2019

Dieses Update beinhaltet neue buchhaltungsrelevante Funktionen und Konfigurationsmöglichkeiten.

1. Automatische Vergabe von Buchhaltungsparametern für Kunden und Ressourcen
2. Vereinfachte Zahlung von Vergütungsbelegen per PayPal
3. PayPal-Button im Kundenportal zur Erleichterung der Zahlung von Rechnungen durch Kunden
4. Automatische Erfassung des Status "Bezahlt" bei eingehenden und ausgehenden PayPal-Zahlungen, die über den PayPal-Button erfolgt sind

Um die neuen Funktionalitäten zu nutzen, müssen Sie in >Administration >Einstellungen in den Tabs >PayPal, >Debitoren und  >Kreditoren Grundeinstellungen vornehmen.
Die Einstellungen zu Vergütungsbelegen und Sammelzahlungen, für die es bislang eigene Tabs gab, erfolgen im neuen Tab Kreditoren. Für die kundenbezogenen Grundeinstellungen zur Buchhaltung gibt es das neue Tab Debitoren.

Ihre bisherigen Einstellungen bleiben vollständig erhalten. Neue Funktionalitäten kommen nur dann zum Tragen, wenn Sie Änderungen an den Grundeinstellungen vornehmen.

1) Grundeinstellungen für die automatische Vergabe von Buchhaltungsparametern
>Administration >Einstellungen >Debitoren
>Administration >Einstellungen >Kreditoren

OTM kann für neue Kunden und für neue Ressourcen automatisch eine Debitoren-Nummer bzw. Kreditoren-Nummer vergeben. Außerdem können Standardwerte für Gegenkonto, Buchungskennzeichen und Buchungsschlüssel für die relevanten Konstellationen hinterlegt werden. Werden diese Möglichkeiten genutzt, dann werden für neue Kunden, bzw. für neue Ressourcen, die entsprechenden Buchhaltungsparameter automatisch eingetragen, und sind ggf. auch Bestandteil der Datenexporte für Ihr Buchhaltungsprogramm.

Es gibt also folgende Möglichkeiten:

1. Festlegung des Zahlenraums für die automatisch von OTM zu vergebenden Debitoren-Nummern bzw. Kreditoren-Nummern. Geben Sie die erste Nummer ein, die automatisch vergeben werden soll. Jede weitere automatisch vergebene Nummer zählt eins nach oben.
2. Festlegung von Standardwerten für Gegenkonto, Buchungskennzeichen und Buchungsschlüssel, die für bestimmte Konstellationen automatisch von OTM vergeben werden sollen.

Berechtigte Nutzer können alle automatisch vergebenen Werte jederzeit in der Kundenverwaltung bzw. der Ressourcenverwaltung ändern oder löschen.

Wenn die Funktion aktiviert ist, dann wird in der Buchhaltungsübersicht der Button "Buchungsparameter vervollständigen" angezeigt. Um die Funktion anzuwenden, markieren Sie in der Buchhaltungsübersicht diejenigen Belege, deren Parameter vervollständigt werden sollen und klicken Sie auf den Button "Buchungsparameter vervollständigen".

2) Einfache Bezahlung von Vergütungsbelegen mit PayPal
>Projektmanagement >Buchhaltung >Vergütungsbelege

Bei Vergütungsbelegen, die zur Bezahlung per PayPal vorgesehen sind, steht hinter dem P-Icon ein Direktlink mit den für die PayPal-Transaktion erforderlichen Daten. Der Aufruf des Links führt zu Ihrem PayPal-Account, wo die Transaktionsdaten dann nur noch geprüft und bestätigt, aber nicht mehr erneut eingegeben werden müssen.

Voraussetzung dafür ist, dass Sie unter >Administration >Einstellungen >PayPal die E-Mail-Adresse Ihres PayPal-Accounts hinterlegt haben.

3) PayPal-Button in der Benutzeroberfläche der Kunden
>Kundenportal

Wenn die PDF-Datei mit der Rechnung einen PayPal-Button enthält, dann wird dieser Button auch in der Benutzeroberfläche des Kundenportals angezeigt (in der Projektübersicht auf der Startseite, und in den jeweiligen Projektdetails). Ein eingeloggter Kunde kann den PayPal-Button aufrufen und die Zahlung vornehmen, ohne zuerst das Rechnungsdokument öffnen zu müssen.

4) Automatisches Setzen des Status "Bezahlt"
>Projektmanagement >Buchhaltung >Rechnungen
>Projektmanagement >Buchhaltung >Vergütungsbelege

Aktivieren Sie unter >Administration >Einstellungen >PayPal die Checkbox "Zahlungsstatus automatisch erfassen". Dadurch erhält eine eingehende Zahlung zu einer Rechnung oder Zahlungsanforderung, die mittels PayPal-Button vorgenommen wurde, automatisch den Status "Bezahlt".

Wenn Sie in >Projektmanagement >Buchhaltung >Vergütungsbelege PayPal-Zahlungen an Ressourcen vornehmen, und dazu den hinter dem P-Icon hinterlegten Link verwenden, dann wird nach Bestätigung der Transaktion durch PayPal der Status "Bezahlt" automatisch gesetzt.

Berlin, 28. Januar 2019

1)
>Projektmanagement >Projektübersicht >Projektsteuerung
>Projekt >Projektbox
Projektfinder durchsucht Fachgebiet/Thema

Das Feld Fachgebiet/Thema kann aus der Projektbox heraus geöffnet und editiert werden. Es handelt sich um ein mehrzeiliges Feld.

Informationen im Feld Fachgebiet/Thema werden vom Projektfinder durchsucht. So können zum Beispiel Referenznummern wahlweise im Feld Projektbezeichnung als auch unter Fachgebiet/Thema eingegeben und mit dem Projektfinder identifiziert werden.

2)
>Projektmanagement >Dateien >Job-Dateien
Es wird zusätzlich mit Zeitstempel angezeigt, wann eine Quelldatei oder Referenzdatei von einer Ressource zuerst und zuletzt heruntergeladen wurde.

3)
>Projektmanagement >News
Nutzer mit der Rolle PM-Supervisor können News erstellen. Neben Mitteilungen für Projektmanager sind auch Nachrichten für das Kundenportal und das Ressourcenportal möglich. Diese Nachrichten sind dann für alle Nutzer des jeweiligen Portals für den festgelegten Zeitraum von einem bis zu 365 Tagen sichtbar. Die Nutzer können die Nachrichten ausblenden.

4)
>Projektmanagement >Kundenverwaltung
Wenn ein Nutzer die Daten eines Kunden zur Bearbeitung geöffnet hat, dann können andere Nutzer die Daten dieses Kunden nicht gleichzeitig zur Bearbeitung öffnen. Damit wird verhindert, dass mehrere Nutzer gleichzeitig an denselben Kundendaten arbeiten und sich ihre Änderungen gegenseitig überschreiben.
Es wird ein Hinweis auf die Sperre angezeigt, der automatisch wieder verschwindet, sobald der Bearbeitungsmodus beendet ist.

5)
Außerdem
Zahlreiche Sicherheitsmaßnahmen und Verbesserungen durch Aktualisierung technischer Komponenten, sowie Beseitigung von Bugs.

Berlin, 18. September 2018

1)
>Projektmanagement >Projektübersicht >Projektdokumente
>Projektmanagement >Jobs >Übersicht
>Projektmanagement >Auftrag >Projektabschluss
Einschränkung des Zugriffs auf Vergütungsbelege

Das Schutzniveau für Ressourcendaten (Zahlungsverbindung, Adresse, Steuernummern) wurde im Sinne einer technisch-organisatorischen Maßnahme gemäß DSGVO angehoben. Nutzer des Projektmanagement-Bereichs können nur dann Vergütungsbelege mit den genannten personenbezogenen Daten herunterladen, wenn sie entweder expliziten Zugriff auf das Buchhaltungsmodul oder mindestens Supervisor-Status haben.

Entsprechend wurde auch in den Projektdokumenten der Zugriff auf Belege in der Liste „Ersetzte Belege“ eingeschränkt.

2)
>Projektmanagement >Dateien >Job-Dateien
Beim Upload von Ergebnisdateien wird nicht mehr nur „Ressource“ oder „PM“ als hochladender Nutzer vermerkt, sondern bei PMs der Kurzname des Nutzers angegeben. Somit lässt sich, z. B. in einem geteilten Projekt genau nachvollziehen, wer eine Ergebnisdatei hochgeladen hat.

3)
>Projektmanagement >Jobs >Übersicht
Zusätzlich zum Zeitstempel der Jobvergabe wird der Zeitstempel des letzten Ergebnisdatei-Uploads angezeigt.

4)
>Projektmanagement >Buchhaltung >Rechnungen
Bessere Information in Projekten mit Vorauszahlung

Eine Schlussrechnung wird in der Buchhaltung automatisch mit dem Status „Teil“ versehen, wenn folgende Bedingungen zutreffen:
1. Es wurde in dem Projekt eine Zahlungsanforderung erstellt, und
2. der Betrag der Schlussrechnung weicht vom Betrag der Zahlungsanforderung ab.

Somit können Buchhalter vorab erkennen, wenn im Zusammenhang mit der Rechnung weitere Maßnahmen erforderlich sind (z. B. Einforderung eines Restbetrages oder Rückerstattung einer Überzahlung).

Berlin, 24. Juli 2018

1)
>Projektmanagement >Aufgaben
>Projektmanagement >Anfragen
>Projektmanagement >Aufträge
Detailangaben zu neuen E-Mails und Dateien

Wenn man die Maus über einen Hinweis auf neue E-Mails bzw. neue Dateien bewegt, dann werden sofort Detailangaben zu den E-Mails oder Dateien eingeblendet. Das erspart vor allem Administratoren und Supervisoren in vielen Fällen den Aufruf der einzelnen E-Mails in den betreffenden Threads.

2)
>Projektmanagement >Konditionen/Optionen
Textbausteine, die editiert werden, werden automatisch aktiviert. So können Projektmanager nicht mehr vergessen, einen Textbaustein, den sie in einem Angebot individuell bearbeitet haben, dem Angebot hinzuzufügen.

Berlin, 26. Juni 2018

1)
>Administration >Einstellungen >Projektparameter
Konfigurierbares Online-Bestellformular

Ähnlich wie für das Anfrageformular, lässt sich auch für das Online-Bestellformular konfigurieren, welche Eingabefelder dem Kunden zur Verfügung stehen.

Wenn dem Kunden das Feld zur Eingabe der VAT-ID angeboten wird, dann steht es unter folgenden Voraussetzungen zur Verfügung:
(a) Ihre Agentur residiert innerhalb der EU.
(b) Der Kunde residiert in einem anderen Land innerhalb der EU.
(c) Es wurde noch keine  VAT-ID des Kunden erfasst.

Wenn die Funktion "Andere Rechnungsadresse" für das Bestellformular aktiviert ist, dann kann der Kunde selbständig einen abweichenden Rechnungsempfänger auswählen oder eingeben. Tut er das, dann wird dies mit dem Hinweis "Abweichende Rechnungsadresse!" in >Projektmanagement >Angebot >Auftragseingang angezeigt.

2)
>Projektmanagement
>Kundenportal
>Ressourcenportal
>Administration
Erfolgsmeldungen in Folgeseite integriert

Die Erfolgsseite, die bisher in OTM nach den meisten erfolgreichen Bearbeitungsschritten angezeigt wurde, ist zugunsten schnellerer Weiterarbeit abgeschafft worde. Stattdessen wird jeweils unmittelbar die wahrscheinlich benötigte Folgeseite geladen, und die Erfolgsmeldung dort eingeblendet. Fehlermeldungen bleiben in der bisherigen Form auf einer eigenen Seite erhalten.

3)
>Projektmanagement >Aufgaben
>Projektmanagement >Angebot >Auftragseingang
Verbesserter Workflow bei der Bestellung

Der Link "Bestellung eingegangen" unter >Aufgaben führt direkt zur Seite >Auftragseingang, wo alle die Bestellung betreffenden Informationen zusammengefasst sind. Der Wunsch eines Kunden nach Einrichtung eines Kunden-Accounts kann unmittelbar bei der Freischaltung des Auftrags erfüllt werden.

Für Kunden gibt es bei der Bestellung getrennte Felder für "Bestellinformationen auf der Rechnung" und "Anmerkungen zur Bestellung".

Fall 1 – Bestellung über das Online-Bestellformular:
Wenn die Bestellung eingeht, dann sind eventuelle Zusatzinformationen bereits in den entsprechenden Feldern enthalten. Deshalb ist es hier nicht mehr nötig, das Bestelldokument (PDF) zu öffnen, um diese Informationen zu sehen. Das Gleiche gilt für die Anforderung des Kunden-Accounts. Alle Informationen werden unter >Auftragseingang angezeigt.

Fall 2 – Bestellungen, die hochgeladen oder aus einer E-Mail übernommen wurden:
Hier wird extra angezeigt, dass das Bestelldokument NICHT einer Online-Bestellung entstammt. Daher muss das Bestelldokument vom Projektmanager geprüft werden. Etwaige Zusatzangaben des Kunden sind – wie bisher – in die entsprechenden Felder zu übertragen.

4)
>Projektmanagement >Projektdokumente
>Kundenportal >Projektdetails
Bestelldokument – Benennung und Sichtbarkeit für Kunden

Der Dateiname eines Bestelldokuments enthält immer die jeweilige Projektnummer, ggf. mit Angebotsversion.
Kunden können in >Kundenportal >Projektdetails unter dem Punkt "Bestellung gesendet" das Bestelldokument sehen und herunterladen. Bei einem Projekt mit mehreren Angebotsversionen werden alle Bestelldokumente angezeigt, die auch im Projektmanagement sichtbar sind. Andere Projektdokumente (welche keine Bestelldokumente sind) stehen dem Kunden hier nicht zur Verfügung.

5)
>Anfrageformular
Im Anfrageformular ist es Kunden möglich, bei der Länderauswahl durch Auswahl des Eintrags "(keine Angabe)" eine Anfrage zu stellen, ohne dass ein Land erfasst wird.

Berlin, 5. Juni 2018

1)
>Administration >Einstellungen >Projektparameter
Konfigurierbares Anfrageformular
Als Ergänzung im Sinne der DSGVO-Compliance entscheiden Administratoren eigenverantwortlich, welche Datenfelder für Kundeninformationen im Anfrageformular angezeigt und als Pflichtfelder verwendet werden.

2)
Support-E-Mail mit Dateianhängen
Bei der Versendung von Support-E-Mails mit OTM gibt es zusätzlich zu den Textinformationen die Möglichkeit, Screenshots oder andere Dateianhänge hinzuzfügen.

Berlin, 22. Mai 2018

1)
>Administration >Einstellungen >Basisdaten
Internet-Adresse Ihrer Datenschutzerklärung
Geben Sie hier die Internetadresse (URL) Ihrer Datenschutzerklärung ein.

2)
>Administration >Standardtexte >Geschäftsbedingungen Kunden
>Administration >Standardtexte >Geschäftsbedingungen Ressourcen
>Administration >Standardtexte >OTM-Website (Texte)
Vollbildmodus für Texteditor
Rechts oben in der Funktionsleiste des Texteditors gibt es eine Schaltfläche für Vollbildmodus. Damit wird der Texteditor auf die Dimension des Browserfensters vergrößert, was die Textbearbeitung langer Texte komfortabler macht.
Beenden Sie den Vollbildmodus mit derselben Schaltfläche. Der eingegebene Text bleibt dabei erhalten, und muss dann noch gespeichert werden.
3)
>Projektmanagement >Jobs >Übersicht
Warnung bei abweichenden Vergütungsbeträgen
Es wird ein Warnhinweis angezeigt, wenn nach der Erstellung eines Vergütungsbelegs der Vergütungsbetrag noch einmal geändert wurde. In diesem Fall sollte der Vergütungsbeleg neu erstellt werden.

Berlin, 15. Mai 2018

Berlin, 23. April 2018

1)
>Kundenportal >Projektdateien – Projektdateien sortieren
Kunden können die für sie sichtbaren Projektdateien nach Dateinamen oder alternativ nach Upload-Datum sortieren.


2)
>Kundenportal >Projekt >E-Mail-History
>Ressourcenportal >Job >E-Mail-History
Die Ansichten der E-Mail-History im Kundenportal und im Ressourcenportal wurden übersichtlicher und funktionaler gestaltet.


3)
>Ressourcenportal >Job – Nicht heruntergeladene Jobdateien werden markiert
Ressourcen können im Job auf einen Blick erkennen, welche Quelldateien oder Referenzdateien sie noch nicht heruntergeladen haben.


4)
>Projektmanagement >Dateien >Datei-Pool – Mehrere Dateien in einem Upload-Vorgang hochladen
Projektmanager können im Datei-Pool mehrere Dateien für einen Upload-Vorgang auswählen und hochladen. Dasselbe ist auch möglich, indem mehrere Dateien per Drag & Drop auf den Button "Durchsuchen…" gezogen und dann auf einmal hochgeladen werden.


5)
>Projektmanagement >Kundenverwaltung – Protokoll über Freigabe
Bei der Freigabe eines Kunden wird protokolliert und angezeigt, wer den Kunden wann freigegeben hat.


6)
>Projektmanagement >Kundenverwaltung >Feedbacks – Teamleiter sehen auch die Feedbacks Ihrer Teammitglieder
Wenn Projektmanager A quasi als Teamleiter Zugriff auf alle Projekte von Projektmanager B und Projektmanager C hat, dann sieht PM A auch alle Kundenfeedbacks, die für Projekte von PM B und PM C  abgegeben wurden.


7)
>Projektmanagement >Kundenverwaltung >E-Mail-Adresse für Rechnungsversand – Mehrere E-Mail-Adressen sind möglich
Im Feld "E-Mail-Adresse für Rechnungsversand" können, mit Komma getrennt, mehrere E-Mail-Adressen eingegegeben werden. Jeder zusätzliche Adressat erhält beim Rechnungsversand per E-Mail eine CC-E-Mail mit dem Rechnungs-PDF als Anhang.


8)
>Projektmanagement >Auftrag >Ausgangsrechnung – Zertifikat auch bei bezahlter Ausgangsrechnung erstellen
Zertifikate können jetzt auch noch nach Projektabschluss und unabhängig davon erstellt werden, ob die Rechnung für das Projekt bereits als "bezahlt" erfasst wurde.


9)
>Projektmanagement >Projektsteuerung >Kundenidentifizierung – Adressdaten werden ebenfalls verglichen
Bei der Erkennung möglicher Duplikate von Kundendatensätzen werden nun zusätzlich die eingegebenen Adressdaten berücksichtigt.


10)
>Projektmanagement >Positionserstellung – Lange Auswahllisten mit Filtermöglichkeit
Die langen Auswahllisten zu Sprachen können durch Eingabe einer kurzen Zeichenfolge am Kopf der Liste gefiltert werden.


11)
>Projektmanagement >Jobs >Ausschreiben – Zur Leistung werden immer die Sprachenparameter angezeigt
Zusätzlich zur jeweiligen Leistung werden dem PM zu jedem Job beim Ausschreiben auch immer die Sprachenparameter des Jobs angezeigt. Der Warnhinweis bei abweichenden Sprachpaaren bleibt weiterhin erhalten.


12)
>Projektmanagement >Aufgaben – Bessere Darstellung der Statusmeldungen
Die Statusmeldungen unter Aufgaben wurden so überarbeitet, dass für weniger Text mehr Platz zur Verfügung steht und damit die Anzahl der Zeilenumbrüche innerhalb von Meldungen reduziert wird.


13)
Download von ZIP-Dateien
Weil die neueste PHP-Version keine UTF-8-Probleme mehr hat, werden beim Herunterladen von ZIP-Dateien alle Dateinamen vollständig richtig extrahiert. Die Textdatei mit Informationen zu den Originaldateinamen konnte daher entfallen und ist nicht mehr in der ZIP-Datei enthalten.


14)
Außerdem
Zahlreiche Sicherheitsmaßnahmen und Verbesserungen durch Aktualisierung technischer Komponenten, sowie Beseitigung von Bugs.

Berlin, 26. Februar 2018

Neben einigen Bugfixes und kleineren Verbesserungen wurde die folgende Funktionalität implementiert:

>Projektmanagement >Positionserstellung – Schnelleres Editieren von Positionen

Wird eine vorhandene Position durch Klick im rechten Textbereich zur Bearbeitung geöffnet, dann öffnet sich sofort das Subtab "Quantifizierung/Preis".

Wird aus einer geöffneten Position heraus eine andere Position geöffnet, dann wird automatisch die aktuelle Position gespeichert und geschlossen.

Berlin, 16. Januar 2018

1. >Administration >Benutzerkonten – Neue Teamfunktionen
   
   Unterhalb der Rollenauswahl für ein Benutzerkonto stehen neue "Teamfunktionen" zur Verfügung.
   Hier kann ein Administrator einstellen, ob ein PM generell Zugriff auf die Projekte und die verwaisten E-Mails hat, die bestimmten anderen PMs zugewiesen sind. Genauso kann umgekehrt eingestellt werden, dass andere PMs Zugriff auf die Projekte des jeweiligen Nutzers haben.
   
   Somit ist für den Zugriff auf die Projekte anderer Projektmanager weder eine Supervisor-Rolle erforderlich, noch muss bei Bedarf jedes Projekt individuell geteilt werden.
   

   Drei Beispiele für die Anwendung

   a) Coaching – Während der Einarbeitungszeit des neuen Projektmanagers X sollen alle seine Projekte für seinen Kollegen A sichtbar sein. Der Admin kann die entsprechende Einstellung im Benutzerkonto von X oder alternativ im Benutzerkonto von A vornehmen. Ergebnis ist, dass alle Projekte und alle verwaisten E-Mails von Projektmanager X auch für Projektmanager A sichtbar sind.
   
   b) Teamfunktion – Es gibt im Unternehmen mehrere Teams (Abteilungen). Alle Mitglieder eines Teams sollen Zugriff auf alle Projekte haben, die ihnen oder ihren Teamkollegen zugewiesen sind. Anstatt jedes Projekt individuell teilen zu müssen, wird nur einmal die entsprechende Grundeinstellung vorgenommen, und sofort sehen alle Team-Mitglieder alle Projekte ihres Teams.
   
   c) Teamleiter – Es wird generell festgelegt, dass ein Projektmanager immer Zugriff auf alle Projekte bestimmter Kollegen hat. Wenn dieser Zugriff nicht auf Gegenseitigkeit beruht, dann sind, bis auf den Teamleiter, alle Projektmanager jeweils nur mit ihren eigenen Projekten befasst.
   
   Ergänzend zur Teamfunktion wurde eine neue Rolle geschaffen: "Projektmanagement: Neue Projekte und verwaiste E-Mails zuweisen". Mit dieser Rolle ausgestattet sieht der betreffende Projektmanager neu hereinkommende Projekte, die noch keinem PM zugewiesen sind, und kann die Zuweisung vornehmen. Das Gleiche gilt für verwaiste E-Mails.
   

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2. >Administration >Einstellungen >Projektparameter – Neue Grundeinstellung für die Freigabe von Neukunden
   
   Es gibt einen neuen Projektparameter, der so eingestellt werden kann, dass die Bearbeitung der Projekte von neuen Kunden jeweils erst dann beginnen kann, wenn ein Kunde von einem Administrator freigegeben wurde, zum Beispiel nach Prüfung der relevanten Kundendaten. Für Lizenznehmer, die diese Einstellung nicht ändern, ändert sich an der Handhabung der Projekte nichts.
   
   Um zu verhindern, dass das Projekt eines Neukunden bearbeitet wird, bevor die Kundendaten verifiziert und der Kunde freigegeben wurde, muss die Grundeinstellung bei "Projektbearbeitung erst nach manueller Neukunden-Freigabe" auf "JA" geändert werden.
   
   Die manuelle Freigabe eines Kunden erfolgt durch einen Projektmanager mit Administrationsrechten in >Projektmanagement >Kundenverwaltung >Basisdaten >Eigenschaften
   
   

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3. >Projektmanagement >Lesezeichen – Die OTM-Lesezeichen im Bereich Projektmanagement können mit eigenen Bezeichnungen versehen werden.
   
   Wie bisher können Projektmanager, Supervisoren und Admins häufig benötigte Ansichten inklusive Filtereinstellung und Sortierung als Lesezeichen speichern. Diese Ansichten können jetzt zusätzlich mit einem individuellen Namen versehen werden.
   
   

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4. Dateinamen von PDF-Dokumenten (Projektdokumenten) für Kunden
   Ein Kunde kann über OTM – als Download oder per E-Mail – ein Angebot, eine Rechnung oder eine Gutschrift erhalten. OTM sorgt automatisch dafür, dass der Dateiname des jeweiligen PDF-Dokuments mit der präzisen Bezeichnung des Dokuments in der jeweils eingestellten Projektsprache beginnt. Zum Beispiel: Projektsprache Niederländisch – Der Kunde erhält eine Rechnung als "Factuur_projektnummer.pdf" und eine Gutschrift als "Creditnota_projektnummer.pdf", also in einer Datei mit derselben Bezeichnung, die auch im Dokument vorkommt.
   
   

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5. >Projektmanagement >Statistiken – Umsätze werden nach Leistungen aufgeschlüsselt
   Im den Tabs >Projektmanager und >Monatsübersicht werden unter "Umsätze nach Leistung" die Ergebnisse nach den einzelnen Leistungen aufgeschlüsselt angezeigt.

   
   

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6. >Projektmanagement >E-Mail-Threads – OTM übernimmt die vom Nutzer gewählte Sortierung für alle E-Mail-Threads
   
   Wenn ein Projektmanager die E-Mails eines Threads zeitlich absteigend sortiert, dann bleibt diese Einstellungen beim Öffnen anderer E-Mail-Threads erhalten.
   
   

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7. Bugfixes und kleine Verbesserungen

Berlin, 31. Juli 2017

1. >Projektmanagement >Kundenverwaltung – Neues Feld mit spezieller E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand
   
   Zu einem Kunden (einer Firma) kann eine E-Mail-Adresse speziell für den Empfang von Rechnungen angelegt werden, zum Beispiel "buchhaltung@firma.domain".
   
   Projektmanager können diese E-Mail-Adresse in der Kundenverwaltung eintragen, ändern oder löschen.
   
   Durch das Eintragen einer solchen E-Mail-Adresse wird automatisch die Einstellung "Rechnung" unter "E-Mail-Versand (alle Ansprechpartner)" aktiviert, wodurch beim Generieren einer Rechnung "E-Mail-Versand" voreingestellt ist.
   
   Projektmanager haben weiterhin die Möglichkeit, eine andere Einstellung zu wählen, entweder für den Kunden generell, oder bei Rechnungserstellung im einzelnen Projekt.
   
   Rechnungsdokumente, die im Zuge der Generierung automatisch per E-Mail versendet werden, enthalten am Ende den Hinweis: "Dieser Beleg wurde elektronisch erstellt und per E-Mail versendet."
   
   Auf diese Weise versendete Rechnungen werden unter >Buchhaltung >Neuerstellungen in einem separaten Abschnitt aufgeführt.
   
   
2. Projektmanagement >Kundenverwaltung – Rechnungsversand bei vorauszahlungspflichtigen Kunden
   
   Beim Anlegen eines vorauszahlungspflichtigen Kunden wird automatisch die Einstellung "Rechnung" unter "E-Mail-Versand (alle Ansprechpartner)" aktiviert, wodurch beim Generieren einer Rechnung "E-Mail-Versand" voreingestellt ist. Die Einstellung kann jederzeit manuell geändert werden.
   
   
3. Zeitzone gemäß Nutzereinstellung der Ressourcen
   
   Die Zeitangabe zur Deadline, die in Deadline-Reminder-E-Mails an die Ressourcen steht, erfolgt in der bei der Ressource eingestellten Zeitzone (bisher immer in UTC).
   
   
4. Leistungsspezifische Umsatzstatistik
   
   >Statistiken >Projektmanager
   Eine zusätzliche Statistik zeigt die Umsätze für einzelne Leistungen aufgeschlüsselt an.
   
   
5. https für Microsite
   
   Alle Seiten der OTM-Mini-Homepage (OTM-Microsite) laufen mit Zertifikat verschlüsselt über "https://".
   Wenn Sie die Internetadresse (URL) Ihrer OTM-Microsite mitteilen, dann sollte diese mit "https" beginnen.
   Wer eine alte Adresse aufruft, zum Beispiel "http://myls.qtn.net", wird automatisch auf "https://" weitergeleitet.
   
   
6. E-Mail-Zuordnung
   
   Die Zuordnung ausgehender E-Mails zu Projekten und Jobs wurde verbessert.
   
   
7. >Aufgaben >Kundenidentifizierung
   
   Bislang konnte in bestimmten Fällen eine Aufforderung zur Kundenidentifizierung angezeigt werden, ohne dass mögliche Duplikate aufgelistet wurden. Die Ursache für den überflüssigen Hinweis wurde beseitigt.
   
   
8. >Suche >Kunden
   
   Bei der Suche nach Kunden wird im Suchergebnis zusätzlich die Spalte "Letzter Auftrag" angezeigt, die das Datum der letzten Auftragserfassung beinhaltet.
   Diese Spalte ist noch nicht Teil des Exports von Kundendaten.
   
   
9. Bugfixes und kleine Verbesserungen

Berlin, 27. Juni 2017

1. Beim Einsatz von Ressourcen über Internet-Job-Portale wird häufig auch der Zahlungsverkehr über diese Portale abgewickelt. Ist das der Fall, dann ist die Erstellung von Vergütungsbelegen mit OTM überflüssig, und kann für die Buchhaltung sogar kontraproduktiv sein.
   
   Damit die Kosten trotzdem in OTM angezeigt und erfasst werden können, gibt es in der Ressourcenverwaltung die Option "Nur die Kosten erfassen". Indem "virtuelle Ressourcen" mit dieser Einstellung angelegt und ihnen OTM-Jobs zugewiesen werden, werden die Kosten in der OTM-Statistik erfasst, ohne dass daraus Vergütungsbelege entstehen.
   
   Die Einstellung "Nur die Kosten erfassen" erfolgt unter
   >Administration >Ressourcen … >Einstellungen.
   
   
2. Für abgelehnte Jobangebote wird jetzt auch der Zeitstempel der Ablehnung erfasst und unter >Jobs >Übersicht angezeigt.
   
3. Die Performance des Kundenportals wurde insbesondere für Kunden mit zahlreichen archivierten Projekten optimiert.
   
4. Im Bereich Projektmanagement wurden die Darstellung und Performance von >Aufgaben, >Anfragen, >Aufträge und >Buchhaltung >Neuerstellungen verbessert.
   
5. Bugfixes und kleine Verbesserungen

Berlin, 22. Mai 2017

1. >Projektmanager
   Der Dateianhang einer E-Mail im Kunden-Thread eines Projekts kann direkt in den Datei-Pool, in die Projektdokumente, oder in die Kundendokumente kopiert werden. Dasselbe gilt für Anhänge von E-Mails in einem Ressourcen-Thread.
   
   
2. >Projektmanager
   Alle Ressourcenreaktionen auf Job-Ausschreibungen werden unter >Aufgaben und unter >Jobs >Übersicht angezeigt.
   Die Hinweise auf die Ressourcenreaktionen verschwinden nach dem Aufruf von >Jobs >Übersicht nicht mehr automatisch von der Aufgabenseite. Sie können und müssen stattdessen manuell, entweder über >Aufgaben, oder über >Jobs >Übersicht gelöscht werden.
   Da die Hinweise direkt über die Aufgabenseite gelöscht werden können, ist der Projektmanager bereits dort genauer informiert und kann sich den Aufruf von >Jobs >Übersicht und damit Zeit sparen.
   
   
3. Ressourcen müssen bei vorliegender IBAN keine Kontonummer mehr eingeben.
   
4. Bugfixes und kleine Verbesserungen

Berlin, 22. März 2017

1) Ressourcen-E-Mail

In >E-Mails >Ressourcen wird auf der rechten Seite eine Liste aller ungelesenen E-Mails angezeigt. Der Status einer oder mehrerer E-Mails kann unmittelbar auf "Gelesen" gesetzt werden.

2) Kleinere Verbesserungen

1. Verbesserte Darstellung der Benutzeroberfläche des neuen Kundenportals mit neuem Farbschema.
2. Die IBAN-Länderliste wurde aktualisiert. Einige Nicht-EU-Länder, z.B. Ukraine, sind hinzugekommen.
3. In >Projektmanager >Jobs >Übersicht wird zur Statusinformation jeder einzelnen Job-Ausschreibung bei Mouseover der Zeitstempel der Job-Ausschreibung angezeigt.
4. Jeder Kunde, der um Feedback zu einem Projekt gebeten wird, erhält eine E-Mail mit einem Link zu einem Bewertungsformular. Bisher erhielten nur Kunden ohne Zugang zum Kundenportal diese E-Mail, während Kunden mit Zugang zum Kundenportal lediglich dort um Ihr Feedback gebeten wurden. Die Bewertungsmöglichkeit im Kundenportal besteht weiter.
5. Die Sortierung von Dateien im >Dateipool richtet sich immer nach der zuletzt vom Nutzer gewählten Einstellung.

Berlin, 30. Januar 2017

1) OTM-Kundenportal (Service-Seiten für Kunden) | Redesign

Das Kundenportal wurde komplett überarbeitet und hat ein Responsive Design erhalten. Damit können Kunden OTM komfortabel mit Smartphones oder Tablets bedienen.

Bei dem Redesign wurde großer Wert auf kompakte Darstellung, intuitive Bedienung und klare Benutzerführung gelegt. Siehe http://lsp.net/kb/otm-customer-portal-en.html

2) Kundenportal | Archivierung von Projekten

"Archivierung" bedeutet im Kundenportal, dass ein Projekt nicht mehr in der Liste "Aktuelle Projekte" steht, sondern unter "Archiv".

Um die Liste "Aktuelle Projekte" übersichtlich zu halten, können Kunden Projekte unter bestimmten Voraussetzungen archivieren:
(a) Anfragen, zu denen keine Bestellung erfolgt ist, sowie
(b) Aufträge, die vom Projektmanagement abgeschlossen wurden, und zu denen keine offenen Vorgänge wie nicht heruntergeladene Auslieferungsdateien vorliegen.

3) Kundenportal | Automatische Archivierung von Projekten

Wenn die im vorherigen Punkt genannten Bedingungen erfüllt sind, dann werden Projekte außerdem automatisch archiviert:
(a) Anfragen, die älter als eineinhalb Jahre sind, und
(b) Aufträge, die vom Projektmanagement vor mindestens einem Jahr abgeschlossen wurden.

4) Formular für Kunden-Feedback

Zusammen mit dem Kundenportal wurde auch das Feedback-Formular für Kunden aktualisiert. Kunden können zu drei Fragen Bewertungen von "sehr gut" bis "schlecht" abgeben und einen Kommentar hinterlassen. Bewertungen und Kommentare können zusammen mit dem Kundenbarometer veröffentlicht werden.

5) >Projektmanager >Auftrag >Ausgangsrechnung
Warnung bei fehlender USt.-ID

Wenn Ihr Firmensitz in einem EU-Land ist und Sie eine Debitorengutschrift für einen Kunden im Inland erstellen, dann erhalten Sie eine Warnung, falls keine USt.-ID (VAT-ID) des Kunden gespeichert ist.

Hinweis: Steuerbehörden könnten bei fehlender USt.-ID des Kunden möglicherweise die Anerkennung der dem Kunden gutgeschriebenen Umsatzsteuer verweigern.

6) >Projektmanager >Aufgaben
Kein unnötiger Hinweis auf E-Mail-Eingang

Wenn ein Kunde ohne Login über das Online-Bestellformular bestellt, dann wird die E-Mail-Bestätigung der Bestellung dem PM nicht mehr unter >Aufgaben als "Neue E-Mail" angezeigt.

Die Einstellung zum E-Mail-Versand der Bestellbestätigung erfolgt in >Administration >Einstellungen >E-Mail-Optionen sowie in >Projektmanager >Kundenverwaltung analog zu den Versandeinstellungen der anderen E-Mails.

7) >Projektmanager >Projektdokumente
Ältere Versionen von Rechnungen und Gutschriften werden archiviert

Wenn eine Rechnung oder Gutschrift neu generiert wird, dann wird die frühere Version nicht überschrieben, sondern in >Projektmanager >Projektdokumente gespeichert. Damit sind alle Versionen jederzeit nachvollziehbar.

8) >Projektmanager >Kundenverwaltung >Eigenschaften
>Online-Bestellformular (mit und ohne Login)

Wenn gegenüber einem Kunden andere Regelungen gelten als Ihre AGB, dann muss der Kunde im Online-Bestellformular nicht mehr den AGB zustimmen, sondern einem ggf. gespeicherten Freitext.

In der Kundenverwaltung kann zu jedem Kunden gespeichert werden, ob die Standard-AGB anzuwenden sind oder nicht. Kommen die AGB nicht zur Anwendung, dann kann in einem optionalen Freitext ein entsprechender Hinweis, zum Beispiel auf geltende Einkaufsbedingungen oder auf einen bestimmten Vertrag, gespeichert werden.

9) >Projektmanager >Aufträge
Anzeige des Zahlungsstatus von Zahlungsanforderungen

Bei Aufträgen, zu denen eine Zahlungsanforderung generiert wurde, wird der Bezahlstatus bereits auf der Übersichtsseite >Aufträge im Statusfeld "Rechnung" angezeigt.

10) Bugfixes und kleine Verbesserungen

Historische Abbildungen des Kundenportals

Originalabbildungen aus der damals verlinkten Detaildokumentation. Bild anklicken für die Originalgröße.

Historische Detaildokumentation

Berlin, 1. November 2016

1) Auch ein Kunde ohne OTM-Benutzerkonto kann online bestellen

>Projektmanagement >Anfragen >… >Konditionen/Optionen
>Administration >Einstellungen >Projektparameter

Ein Projektmanager kann jedem Kunden den Link zu einer Online-Bestellseite übermitteln, die kein Login mit Nutzername und Passwort erfordert. Eine solche Bestellung erfolgt ohne Authentifizierung des Nutzers. Kunden können damit online bestellen, ohne dass sie eingeloggt sein müssen.

Diese Funktion muss in >Administration >Einstellungen >Projektparameter >Online-Bestellung ohne Kundenportal aktiviert werden. Die Voreinstellung für die Angebotserstellung erfolgt an gleicher Stelle unter >Angebotseinstellungen.

2) Ein Kunde mit OTM-Benutzerkonto kann einen Downloadlink erhalten

>Projektmanagement >Aufträge >… >Dateiauslieferung

Eine Dateiauslieferung konnten Kunden mit Benutzerkonto für das OTM-Kundenportal bisher nur entgegennehmen, wenn Sie sich ins Kundeportal eingeloggt haben.

Ab sofort haben Projektmanager zusätzlich die Möglichkeit, diesen Kunden einen Download-Link zu übermitteln, der kein Login erfordert.

Der Download-Link steht für Projektmanager unterhalb der E-Mail-Eingabe zur Dateiauslieferung bereit. Der Link muss vom Projektmanager bedacht übermittelt werden; denn anders als bei einem eingeloggten Kunden, kann bei Übermittlung des Links per E-Mail keine Vertraulichkeit vorausgesetzt werden.

3) Projektmanager können selten benötigte Textbausteine ausblenden

>Projektmanagement >Anfragen >… >Konditionen/Optionen

Die Ansicht der Textbausteine wurde gestrafft. Jeder Projektmanager kann individuell Textbausteine, die selten verwendet werden, in einem Bereich am Ende der Liste verbergen. Die Textbausteine stehen dort weiterhin zur Verfügung und können auch wieder in die anzuzeigende Liste zurückgeholt werden.

4) Ein neuer Buchhaltungsparameter

>Projektmanagement >Kunden >… >Allgemeine Daten
>Administration >Ressourcen >… >Stammdaten

In den Stammdaten von Kunden und Ressourcen steht zusätzlich das Feld "Buchungsschlüssel" zur Verfügung.

Damit ist OTM in der Lage, ein DATEV-XML-Export-Paket zu generieren, aus dem vollständige Buchungsvorschläge für DATEV-Unternehmen-Online resultieren. Der DATEV-XML-Export ist ein kostenpflichtiges Extra, das wir interessierten Lizenznehmern gern zur Verfügung stellen.

Lizenznehmer, die mit anderen Buchhaltungssystemen arbeiten, können dieses Feld je nach Bedarf für andere Anforderungen verwenden.

5) Ansicht und Handling der Buchhaltungsparameter wurden gestrafft

>Projektmanagement >Buchhaltung

Mit Einführung des zusätzlichen Parameters wurde im Buchhaltungsmodul die Benutzeroberfläche unter >Rechnungen und unter >Vergütungsbelege gestrafft. Die Stammdaten von Kunden bzw. Ressourcen können damit im Zuge der Belegbearbeitung gepflegt werden. Jede Eingabe hier erspart einen Zugriff auf die Stammdaten von Kunden bzw. Ressourcen.

6) Projektmanager können den "Neu"-Status in Datei-Pool und Job-Dateien setzen

>Projektmanagement >Anfragen >… >Datei-Pool
>Projektmanagement >Aufträge >… >Datei-Pool
>Projektmanagement >Aufträge >… >Job-Dateien

Der Status "Neu" für Dateien im >Datei-Pool und unter >Job-Dateien kann von jedem Projektmanager gesetzt oder entfernt werden, der Zugriff auf ein Projekt hat. Damit kann ein Projektmanager beeinflussen, welche Vorgänge und Projekte unter >Aufgaben erscheinen, was insbesondere der Kommunikation bei geteilten Projekten dient.

7) Projektmanager können für E-Mails den Status "Ungelesen" bzw. "Gelesen" setzen

>Projektmanagement >Anfragen >… >E-Mails
>Projektmanagement >Aufträge >… >E-Mails

Jeder Projektmanager, der Zugriff auf ein Projekt hat, kann für E-Mails den Status "Ungelesen" oder "Gelesen" setzen. Damit kann ein Projektmanager beeinflussen, welche Vorgänge und Projekte auf der Aufgaben-Seite erscheinen, was insbesondere der Kommunikation bei geteilten Projekten dient.

8) Das Datum eines Auftragseingangs kann nicht vordatiert werden

>Projektmanagement >Anfragen >… >Auftragseingang

Projektmanager können einen Auftragseingang nicht mehr versehentlich in die Zukunft verlegen, weil dies Probleme bei der Rechnungserstellung nach sich ziehen könnte. Das Auftragsdatum kann nach wie vor rückdatiert werden, damit Aufträge bei verzögerter Erfassung, zum Beispiel nach einem Wochenende oder Feiertag, trotzdem das Datum der Übermittlung tragen.

Berlin, 15. Juli 2016

1. Projekte teilen und delegieren

   In >Administration >Benutzerverwaltung stehen für den Bereich Projektmanagement zwei zusätzliche Rechte zur Verfügung.

   Alle Nutzer mit Supervisor- und Admin-Rechten sind von vornherein mit diesen beiden Rechten ausgestattet, auch wenn diese Option nicht aktiviert wird. Die Anwendung der Rechte bei Projektmanagern ist optional und erfolgt durch Aktivierung der Rollen „Projektmanagement: Eigenes Projekt teilen“ und/oder „Projektmanagement: Projekt delegieren“.

   A) Das Recht, ein Projekt mit anderen Projektmanagern zu teilen

   Dieses Recht kann an Projektmanager vergeben werden und führt dazu, dass der PM ein ihm zugewiesenes Projekt eigenständig, also ohne Eingriff eines Supervisors, mit Co-PMs teilen kann.

   B) Das Recht zum Delegieren von Projekten

   Auch dieses Recht kann an Projektmanager vergeben werden. Damit kann ein Projektmanager eigenständig die Zuständigkeit für ein ihm zugewiesenes Projekt an einen anderen PM delegieren. Die Verantwortung für das Projekt geht an den Projektmanager über, zu dem das Projekt delegiert wurde. Mit Aufhebung der Delegierung liegt das Projekt wieder in der Verantwortung des zuvor zuständigen Projektmanagers.

   Projektbearbeitung teilen

   Neben dem für ein Projekt verantwortlichen Projektmanager (PM) kann es in einem Projekt auch Co PMs geben, mit denen die Bearbeitung eines Projekts geteilt wird. Damit ist es möglich, dass mehrere Projektmanager an einem Projekt arbeiten, ohne dass laufend die Zuweisung des Projekts geändert werden muss. Ein Projekt zu teilen ermöglicht z.B. die parallele Bearbeitung unterschiedlicher Leistungen/Sprachen eines Projekts durch zwei oder mehr Projektmanager. Es kann ebenso für die interne Schulung eingesetzt werden, indem ein Mitarbeiter das Projekt eines anderen Mitarbeiters unterstützend begleitet.

   Achtung beim parallelen Arbeiten

   Bei einem geteilten Projekt müssen die beteiligten Projektmanager genau absprechen, wer wann welche Aktionen durchführt. Gleichzeitige Aktionen an denselben Daten können zu Datenverlust und Inkonsistenzen führen. Um dies zu vermeiden, müssen die Beteiligten konkrete Absprachen treffen und einhalten.

   Zuständiger PM, Projekt-Besitzer	Projektmanager, dem ein Projekt zur Bearbeitung zugewiesen wurde, oder an den das Projekt delegiert wurde. Es gibt immer nur einen Projekt-Besitzer.
   Co-PM	Ein Projektmanager, der – ohne zuständiger PM zu sein – im Rahmen seiner Rechte Zugriff auf ein mit ihm geteiltes Projekt hat. Es kann mehrere Co-PMs in einem Projekt geben.

   Der zuständige Projektmanager für ein Projekt ist im Normalfall der Projektmanager, dem das Projekt zur Bearbeitung zugewiesen wurde.

   Wurde das Projekt außerdem delegiert, dann geht die Zuständigkeit – für den Zeitraum der Delegierung – an einen anderen Projektmanager über.

   Für ein Projekt, das mit einem oder mehreren Co-PMs geteilt wird, trägt der zuständige PM weiterhin die Hauptverantwortung. Co-PMs können ebenfalls auf das Projekt zugreifen, und dort die gleichen Aktionen durchführen, die ihnen in eigenen Projekten möglich sind.

   Der zuständige PM muss für die Kommunikation aller Vorgänge sorgen, die Co PMs betreffen. Ob und wie lange eine Information unter >Aufgaben angezeigt wird, hängt i.d.R. davon ab, wann der zuständige Projektmanager darauf reagiert. Hat der zuständige PM reagiert, dann verschwinden diese Informationen von der Aufgabenseite. Co PMs sollten ggf. vom zuständigen PM auf solche Vorgänge hingewiesen werden.

   Sichtbarkeit delegierter und geteilter Projekte

   1. Für Nutzer mit Supervisor-Rechten ist jedes geteilte oder delegierte Projekt ebenso sichtbar wie jedes andere Projekt.
   2. Für einen Co-PM ist ein mit ihm geteiltes Projekt auf den Übersichtsseiten >Aufgaben sowie unter >Anfragen bzw. >Aufträge sichtbar.
   3. Geteilte Projekte sind farblich gekennzeichnet. Außerdem gibt es unter >Anfragen bzw. >Aufträge einen zusätzlichen Filter „Geteilte“.
   4. In den zentralen Projektinformationen in der Projektbox steht bei einem geteilten Projekt zusätzlich zum Kurznamen des zuständigen Projektmanagers ein Pluszeichen und die Information, mit welchen PMs das Projekt geteilt wurde. Beispiel: PM1 +PM2+PM3
   5. Wurde ein Projekt delegiert, dann wird zusätzlich zum ursprünglichen auch der Projektmanager angezeigt, an den das Projekt delegiert wurde. Beispiel: PM2 < PM1
   6. Ein delegiertes Projekt ist für den ursprünglich zuständigen PM nicht sichtbar, wenn er nicht über Supervisor-Rechte verfügt.

   Teilen delegierter Projekte

   Wenn das Projekt eines Projektmanagers ohne Supervisor-Rechte an einen anderen Projektmanager delegiert wird, dann hat der ursprüngliche PM keinen Zugriff mehr auf das Projekt. Soll er während der Zeit der Delegierung weiterhin an dem Projekt arbeiten, dann muss das delegierte Projekt mit ihm geteilt werden.

2. Der OTM Trados Wizard berücksichtigt Trados "Locked Segments"

   Ab der version Trados Studio 2014 enthält das Trados-Analyse "Locked Segments". Der OTM Trados Wizard berücksichtigt nun diese Segmente.

3. Bugfixes und kleine Verbesserungen

Berlin, 2. März 2016

1. Kundenverwaltung – Brancheninfo mit Tags, Dossier

   a) Das Feld mit der Brancheninfo wurde aus dem Bereich Allgemeine Kundendaten in den Bereich Eigenschaften verschoben.

   b) Bei Eingabe und Verwaltung der Branchen-Informationen steht ein Tagging-Mechnismus zur Verfügung. Dieser ermöglicht Ihnen den direkten Zugriff auf alle Tags mit Brancheninfos, die Sie bereits für andere Kunden gespeichert haben.

   Vorhandene Tags werden per Mausklick eingefügt, wodurch abweichende Schreibweisen verhindert und die Treffersicherheit bei der Suche erhöht werden.

   Neue Tags entstehen, wenn Sie eine neue Brancheninfo (Zeichenkette endend mit Semikolon) eingeben. Beim Aufruf der Branchen-Tag-Liste wird angezeigt, wie oft ein Tag bisher verwendet wird.

   c) Zusätzlich zur Brancheninfo gibt es ein neues Textfeld Dossier. Mit diesem Feld können Sie die Informationen entzerren, die unter Notizen zum Kunden gespeichert werden. Eine naheliegende Aufteilung wäre zum Beispiel, allgemeine und operative Hinweise für Projektmanager in den Notizen zum Kunden zu speichern, und spezielle kaufmännische Informationen im Dossier zu hinterlegen.

   d) Wenn Sie auf den Übersichtsseiten (>Aufgaben, >Anfragen, >Aufträge) den Mauszeiger über den Firmennamen bewegen, dann werden die Informationen aus Notizen zum Kunden, Brancheninfo und Dossier eingeblendet.
   Auch die Notizen zum Ansprechpartner werden auf den Übersichtsseiten eingeblendet, wenn Sie den Mauszeiger über den Namen des Ansprechpartners bewegen.

2. Kundensuche

   Wenn in >Suche >Kunden nach Firmenname sortiert wird, dann wird das Suchergebnis gruppiert dargestellt; d.h.: Firmenname und Brancheninfo werden je Firma nur einmal (mit allen Ansprechpartnern) dargestellt.

   Eventuelle Duplikate eines Kundendatensatzes werden dadurch leichter erkennbar. Neben der Anzahl der Ansprechpartner wird auch die Anzahl der Firmen angezeigt, die in der Trefferliste enthalten sind.

   Die zuletzt verwendeten Suchparameter werden für eine modifizierte Suche gespeichert.

3. Kundenidentifizierung

   a) Bei der Duplikatsüberprüfung, die auf neue Kunden-Anfragen angewendet wird, kommt ein verbesserter Algorithmus zum Einsatz, der Ähnlichkeiten auch im Falle von Schreibfehlern gut erkennt.

   b) Die Funktionsweise der Kundenidentifizierung wurde erweitert. Die entsprechende Benutzeroberfläche bietet mehr und klarere Optionen für die Zuordnung neuer Anfragen und darin enthaltener Kundendaten.

   c) Zur Vermeidung unnötiger Kundenidentifizierungen steht im Administrationsbereich eine Graylist für E-Mail-Domains zur Verfügung. Sie können darin Domains, zum Beispiel von Massenanbietern wie gmail.com eintragen, um überflüssige Kundenidentifizierungen auf der Basis übereinstimmender E-Mail-Domains weitgehend zu vermeiden.

   Detaillierte Informationen zum Thema "OTM-Kundenidentifizierung" lesen Sie hier.

4. Online-Bestellung

   Online-Bestellung ist für Kunden mit Service-Seiten (Kunden-Portal) jederzeit für alle aktiven Angebote möglich, insbesondere auch dann, wenn die Service-Seiten erst nach Versendung des Angebots freigeschaltet wurden. Damit entfällt das Generieren einer neuen Angebotsversion wegen Änderung der Bestelloptionen.

5. Optionaler Zusatztext auf Vergütungsbelegen

   Sie können für Vergütungsbelege einen optionalen Zusatztext hinterlegen: Dieser Text wird in alle Belege unterhalb der Vergütungssumme aufgenommen. Im Text können Hinweise stehen wie z.B.: „Zahlungsfrist gemäß AGB“, „Zahlungsziel: Zwei Wochen ab Belegdatum“, „Fälligkeit: 30 Tage ab Datum dieses Belegs“.

   >Administration >Einstellungen >Vergütungsbelege

6. Diverse Bug-Fixes und kleinere Verbesserungen

Berlin, 16. Dezember 2015

1. Kleine Änderung bei Listenansichten

   In den drei Übersichtsseiten >Aufgaben, >Anfragen und >Aufträge wird die Beschriftung „Projektnotizen“ nur noch im Spaltenkopf angezeigt, sodass mehr Platz für die eigentliche Information bleibt.

2. Kunden-History: Neue Icons und Status-Information

   Wenn es für einen Kunden nur ein einziges Projekt gibt und der Projekt-Kontext in OTM ersichtlich ist, dann werden die Links zur Projekt-History (H-Icon) deaktiviert, weil es dort zu den bereits vorliegenden Informationen keine zusätzlichen Informationen gibt. Neue Kunden sind auf den Übersichtsseiten an einem farblich dezent umrahmten H-Icon erkennbar.

   In der Projekt-History der Kunden wird der jeweilige Status der Projekte konkretisiert. Anstatt „Status: Auftrag“ gibt es nun zum Beispiel die Information „Auftrag (läuft)“ oder „Auftrag (abgeschlossen)“.

3. Diverse Bug-Fixes und kleinere Verbesserungen

Berlin, 9. November 2015

1. Anzeige bei Job-Ausschreibungen

   Bei der Auswahl von Ressourcen für eine Jobausschreibung werden die Ressourcen, die bereits für den Kunden des aktuellen Projekts tätig waren, gekennzeichnet, indem die Anzahl bisheriger Jobs orange dargestellt wird.

   Fahren Sie mit der Maus über die orangefarbene Zahl, und Sie sehen, in welchem Zeitraum die Ressource wie viele Jobs für diesen Kunden, und wie viele davon für den aktuellen Ansprechpartner durchgeführt hat.

2. Zusätzliche Informationen in der Projekt-History des Kunden

   In der Projekt-History von Kunden sehen Projektmanager zwei zusätzliche Informationen:

   a) Die Spezialgebiete des jeweiligen Projekts werden angezeigt.
   
   b) Projekte, zu denen es eine Kundenreklamation gab, sind deutlich mit „Reklamation“ gekennzeichnet.

3. Adressierungsoptionen für Kunden-E-Mails

   Bei den zusätzlichen Adressierungsoptionen für E-Mails an Kunden wurden neue Beschriftungen, ein kompakteres Layout und zusätzliche Hilfe-Texte eingeführt. >Projektsteuerung >E-Mail-Adressierung

4. Ergänzung im Buchhaltungsmodul

   Agenturen, die gegenüber ihren Ressourcen nicht mit Gutschriften, sondern mit Ressourcen-Rechnungen arbeiten, erhalten eine Übersicht über angeforderte, aber bisher nicht erstellte Ressourcenrechnungen.

   Gehen Sie zu >Buchhaltung >Vergütungsbelege und klicken Sie auf den Link >Ausstehende Ressourcen-Rechnungen, um die entsprechende Übersicht zu erhalten. Sobald eine Ressourcen-Rechnung erstellt wurde, ist sie ganz normal unter >Vergütungsbelege zu finden.

5. Diverse Bug-Fixes und kleinere Verbesserungen

Berlin, 15. Juni 2015

1. HR-Manager und Administratoren können einzelne Parameter zu Leistungen, Sprachen, oder Spezialgebieten für jede Ressource individuell sperren
   
   

   >Administration >Ressourcen-Verwaltung >Leistungen und
   >Administration >Ressourcen-Verwaltung >Spezialgebiete

   HR Manager und Administratoren mit den notwendigen Rechten für die Ressourcen-Verwaltung können einzelne Parameter zu Leistungen, Sprachen und Spezialgebieten individuell für jede Ressource sperren. Zum Beispiel kann für eine Ressource ein bestimmtes Sprachpaar zu einem einzelnen Spezialgebiet gesperrt werden

   Die Ressource wird dadurch von Trefferlisten ausgeschlossen, die auf einer Suche beruhen, bei der der gesperrte Parameter Suchkriterium ist.

   Die Sperrung des Parameters wirkt sich nicht auf die Einstellungen der Ressource bezüglich dieses Parameters aus.

   Die Sperrung eines Paramters kann vom HR-Manager/Administrator jederzeit wieder aufgehoben werden.

Berlin, 11. Mai 2015

1. Anzeige und Auswertung der Qualitätsbewertungen.
   

   >Administration >Ressourcen-Verwaltung >Ranking

   Einstellung der Grundparameter für die Qualitätsbewertung.
   
   

   >Projektmanagement >Suche >Ressourcen und
   >Projektmanagement >Jobs >Ausschreiben

   In den Trefferlisten werden zusätzlich zum FQA die Werte für LQA und WWA angezeigt. Bei Mouseover über die einzelnen Werte werden Informationen zur jeweiligen Datenbasis eingeblendet. Bei Sortierung der Trefferlisten nach 'OTM-Rang (absteigend)' werden alle Parameter gemäß den Einstellungen im Administrationsbereich berücksichtigt.
   
   

   >Ressourcendetails (Pop-Up-Fenster)

   Die Durchschnittswerte der Qualitätsbewertungen werden im Kopfbereich angezeigt. Die Einzelkriterien werden aufgeschlüsselt. Alle Einzelbewertungen werden auf Job-Basis im Tab >QA angezeigt, wo auch die Bewertung einzelner Dateien in den Jobs nachvollziehbar ist.
   
   

   >Projektmanagement >Dateien >Job-Dateien

   Bessere Gestaltung des Eingabefensters für die Bewertung der Ergebnisdateien.

   Ausführliche Hintergrundinformationen:
   Deutsch: http://de.lsp.net/qualitaetssicherung-mit-OTM.html
   Englisch: http://www.lsp.net/quality-assurance-with-OTM.html
   Spanisch: http://www.lsp.net/control-de-calidad-con-OTM.html

2. >Administration >Ressourcen-Verwaltung >Ressourcen >Einstellungen
   

   Administratoren und HR-Manager können für eine Ressource die Option 'Bei Suche/Auswahl priorisieren' aktivieren. Die Ressource wird dadurch unabhängig von Qualtitätsbewertungen ganz oben in nach 'OTM-Rang (absteigend)'-sortierten Trefferlisten angezeigt. Die Option ermöglicht also die gezielte Förderung und verstärkten Einsatz von Ressourcen, um sie zum Beispiel als 'Trainees' an ein Unternehmen heranzuführen.

3. >Aufgaben >Anfragen >Aufträge

   Auf den Übersichtsseiten mit Listen von Projekten werden zu jedem Projekt die eventuell vorhandenen Projektnotizen angezeigt, ohne dass man das einzelne Projekt dazu aufrufen muss. Bei Aufträgen werden außerdem die Job-Deadlines angezeigt.

4. >Suche >Kunden

   Verbesserte Darstellung der Einstellungen und Kriterien bei der Suche.

5. >Suche >Ressourcen

   Verbesserte Darstellung der Einstellungen und Kriterien bei der Suche. Für die Sprachen stehen die vordefinierten Kürzel für die Schnellauswahl zur Verfügung.

6. >Auftrag >Ausgangsrechnung

   Wurde in einem Projekt zunächst eine Teilrechnung erstellt, dann ist die Voreinstellung für die folgende Rechnung in diesem Projekt ebenfalls "Teilrechnung". Damit wird in Projekten, in denen Teilrechnungen existieren, das versehentliche Erstellen von Schlussrechnungen, die eine Fortführung des Projekts mit weiteren Teilrechnungen unterbinden, verhindert.

7. >Buchhaltung >Buchhaltungsexport

   Ab sofort können die VAT-IDs in die Exportvorlagen für die Beleglisten von Rechnungen und von Vergütungsbelegen aufgenommen werden.

8. >Ressourcen-Seiten

   Ressourcen sehen eine vollständige Liste mit Upload-Datum und Kommentar von allen Ergebnisdateien, die sie im Verlauf eines Projekts zu einer Quelldatei hochgeladen haben.

9. Diverse Bug-Fixes und kleinere Verbesserungen.

Berlin, 2. Februar 2015

Die LSP.net GmbH ist erfolgreich nach ISO 9001 rezertifiziert worden.

Das Zertifikat für die ISO 9001 (Qualitätsmanagement) wurde für weitere drei Jahre verlängert.

Eine Begutachtung der Geschäftsprozesse und die Auswertung der Audits des externen Zertifizieres TÜV Süd ergaben, dass sich sowohl die Qualitäts- als auch die Datensicherheitskennzahlen in den vergangenen drei Jahren weiter verbessert haben.

Die neuen Zertifikate sind bis April 2018 gültig.

Berlin, 21. Mai 2014

1. Einhalten von Vertraulichkeitsvereinbarungen

   Wenn mit einem Kunden Verträge zur Vertraulichkeit bzw. Geheimhaltung abgeschlossen sind, können die Projektdateien des Kunden im OTM-Datei-Pool auf „classified“ gesetzt werden. Damit erhalten die betreffenden Dateien einen entsprechenden Zusatz im Dateinamen und die am Projekt beteiligten Ressourcen werden auf besondere Geheimhaltung verpflichtet (z.B. müssen Ressourcen alle Projektdateien nach Projektabschluss von ihren Computern löschen).

   Damit Vertraulichkeitsvereinbarungen (z.B. NDA, SLA etc.) zwischen OTM-Nutzern, Kunden und Ressourcen dauerhaft eingehalten werden, gibt es ab OTM Version 6.5.1 in der OTM-Kundenverwaltung die Funktion „Immer Dateien auf vertraulich (classified) setzen“. Wenn diese Funktion für einen Kunden aktiviert ist, dann werden alle Dateien, die für diesen Kunden in den Datei-Pool hochgeladen werden, automatisch auf „classified“ gesetzt.

   

   Hinweis: Dies gilt für alle Dateien, die den Projekten des Kunden ab dem Zeitpunkt der Aktivierung der Funktion hinzugefügt werden. Bereits vorhandene Dateien in Projekten des Kunden werden durch die Aktivierung der Funktion nicht verändert.

2. OTM-E-Mails als ungelesen markieren

   Der Status von E-Mails in der Kommunikation mit Kunden oder Ressourcen kann auf „ungelesen“ gesetzt werden. Danach wird das betreffende Projekt wieder auf der OTM-Aufgabenseite angezeigt.

   

Berlin, 28. April 2014

Das Update auf OTM 6.5 enthält vor allem Verbesserungen der Kundenverwaltung und Kundenkommunikation sowie eine wichtige
Anpassung an das Steuerrecht der Europäischen Union.

1. PayPal-Button in Rechnungen und Zahlungsanforderungen

   Rechnungen und Zahlungsanforderungen, die mit OTM generiert werden, können einen PayPal-Button enthalten.

   

   Mit einem Klick auf den OTM-PayPal-Button im PDF gelangt der Kunde auf die PayPal-Webseite und kann dort komfortabel bezahlen. Parameter wie z.B. die Projektnummer und der zu zahlende Betrag werden dabei entsprechend angezeigt.

   Detaillierte Informationen zum OTM-PayPal-Button        

2. Hinweis auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft

   Änderungen der Steuer-Gesetzgebung der Europäischen Union gibt Anlass zu einer OTM-Anpassung. Der "Hinweis auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft" wird auf Rechnungen und Gutschriften innerhalb der EU entsprechend eingefügt.

   Detaillierte Informationen zum "Hinweis auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft"        

3. Verbesserung der Kundenverwaltung für "abweichende Rechnungsempfänger"
   

   Zu jedem Kunden können beliebig viele abweichende Rechnungsempfänger gespeichert werden. Bedingt eine abweichende Adresse die Änderung der Umsatzsteuer, wird dies entsprechend berücksichtigt bzw. beim Generieren der Rechnung darauf hingewiesen. Im OTM-Buchhaltungsmodul sind die betreffenden Belege farblich gekennzeichnet.

   Detaillierte Informationen zum Thema "Abweichende Rechnungsempfänger"       

4. Et cetera
   

   Bug-Fixes und einige Detailverbesserungen.

Historische Buchhaltungsansicht

Originalabbildungen aus der damals verlinkten Detaildokumentation. Bild anklicken für die Originalgröße.

Historische Detaildokumentation

Berlin, 3. Juli 2013

Mit dem Update auf OTM 6.0 erhält der Online Translation Manager ein weiteres herausragendes Feature:

OTM SDL-Trados-Studio-Assistent

Mit dem Assistenten können Projektmanager Trados-XML-Analyse-Dateien verarbeiten, Gewichtungsfaktoren einstellen und Preise kalkulieren. Als Ergebnis werden Positionen für Angebote oder Rechnungen generiert.

Die Integration von SDL Trados Studio in OTM ist nunmehr abgeschlossen. Begonnen hatte die Integration in 2012 mit der Entwicklung des lizenzfreien CAT Weighting Tools. Anschließend wurden die daraus gewonnenen Erkenntnisse in OTM übernommen und die Möglichkeit zur Generierung von Positionen aus den Trados-Analysen hinzugefügt.

Parallel wurde in Zusammenarbeit mit Tom Imhof (localix.biz) die Windows-Software OTM SDL TRADOS Studio Connector entwickelt. Der Connector stellt eine sichere Verbindung zwischen OTM im Internet und einer lokalen Installation von SDL Trados Studio Professional her und schafft Dank weitgehender Automatisierung der Trados-Prozesse eine erhebliche Zeitersparnis und hohe Prozesssicherheit für Projektmanager.

Berlin, 8. Mai 2013

Mit dem heutigen Update auf Version 5.9 bietet OTM (Online Translation Manager) die Möglichkeit, Angebote, die noch nicht zu Aufträgen wurden, per E-Mail beim Kunden nachzuhaken.

Unter >Administration >Einstellungen >Projektparameter wird eingestellt, nach wie vielen Tagen diese Option aktiviert und sichtbar wird. Die Standard-Einstellung ist 3 Tage.

Ist die Option aktiv, wechselt die Farbe des Statusbalkens „Auftragseingang“ auf gelb und es erscheint ein E-Mail-Symbol.

Nach einem Mausklick auf das Symbol öffnet sich ein E-Mail-Formular mit einem Standardtext. Das zuletzt generierte Angebots-PDF wird automatisch als E-Mail-Anhang angefügt. Nach Versand der E-Mail erscheint die Ziffer "(1)" hinter dem E-Mail-Symbol.

Bei erneutem Klick auf das Symbol öffnet sich nochmals ein E-Mail-Formular mit einem zweiten Standardtext, der vom ersten E-Mail-Text abweicht. Nach Versand der E-Mail erscheint die Ziffer "(2)" hinter dem E-Mail-Symbol.

Es können – falls gewünscht – weitere E-Mails über dieses Modul an den Kunden gesendet werden, allerdings sollten dann die Texte individuell angepasst werden.

Mit diesem Modul versendete E-Mails werden im Kunden- E-Mail-Verlauf des jeweiligen Projekts dokumentiert.

Die Standard-Texte der E-Mails (Stufe 1 und 2) sind unter >Administration >Standard-Texte >E-Mails editierbar.

Berlin, 2. Mai 2013

Für die Projektmanagement-Software OTM (Online Translation Manager) bietet LSP.net ab sofort neben den bisherigen Lizenz-Tarifen „Budget“ und „Business“ den Tarif „Enterprise“ an.

Die OTM-Enterprise-Lizenz ist für Sprachdienstleister mit mehr als 10 Projektmanagern interessant und bietet folgende Vorteile:

• OTM „Enterprise“ läuft auf gesonderter Server-Hardware, die exklusiv für Daten des Enterprise-Lizenznehmers zur Verfügung steht. Es kommt State-of-the-Art-Server-Hardware mit 2 Multicore-Prozessoren, reichlich RAM und hyperschnellen SSD- und Datenplatten-RAIDs zum Einsatz.
• Der Lizenznehmer kann einen eigenen Internet-Domain-Namen verwenden.
• Eine unbegrenzte Anzahl von PM/Admin-Accounts ist in den monatlichen Lizenzgebühren enthalten (Flatrate).

Der OTM-Enterprise-Lizenzvertrag hat eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten, die Einrichtungsgebühr beträgt einmalig 5.600 EUR, die monatlichen Lizenzgebühren betragen 2.380 EUR.

Administration und Wartung der Enterprise-Server erfolgt durch die IT-Spezialisten von LSP.net; die Kosten für diese hochqualifizierten Leistungen sind in den monatlichen Lizenzgebühren enthalten.

Wie bei den bisherigen Tarifen hat Datensicherheit auch beim OTM-Enterprise-Tarif oberste Priorität. Die Enterprise-Server befinden sich in einem Hochsicherheits-Datencenter in Deutschland und sind ausschließlich über zertifizierte und TLS-verschlüsselte Internetverbindungen erreichbar. Daten und Dateien werden über ebenfalls verschlüsselte Leitungen automatisch im Minutentakt auf einen Server in einer zweiten Data-Center-Location in Deutschland gesichert.

Details zur OTM-Enterprise-Lizenz sowie den Vergleich der angebotenen Tarife sehen Sie in der neuen OTM-Lizenztabelle.

Berlin, 20. Juni 2012

OTM wird ab dem 4. Quartal 2012 die Projektarbeit mit SDL Trados aktiv unterstützen.

LSP.net entwickelt dazu ein Softwaremodul (Middleware), das Schnittstellen von OTM und SDL Trados nutzt und auf der Arbeitsstation des Anwenders installiert wird. Die Datenverbindungen zu OTM sind zertifiziert und sicher verschlüsselt.

Projekte, die in OTM als „Trados-Projekte“ gekennzeichnet sind, werden über das Softwaremodul heruntergeladen und automatisch auf Verwendbarkeit mit SDL Trados geprüft. Nach erfolgreicher Prüfung werden die Daten direkt an SDL Trados übergeben. Translation Memories können verwendet bzw. hinzugefügt werden.

Die Trados-Analysedateien werden (ggf. zusammen mit Trados-Projektpaketen) über das Softwaremodul zurück an OTM gesendet. In OTM sind konfigurierbare Gewichtungen/Schlüssel zur Auswertung der Analysedaten hinterlegt.

Mit wenigen Mausklicks erzeugt der Projektmanager in OTM aus den Analysedaten entsprechende Angebotspositionen. Hierbei kann er verschiedene Darstellungsvarianten für das Angebot wählen.

Ähnlich komfortabel gestaltet sich der Prozess bei der Job-Erstellung in OTM zur Weiterleitung der Daten an Übersetzer.

Das neue Softwaremodul erleichtert die Arbeit mit Trados-Projekten erheblich und wird im 4. Quartal 2012 über SDL OpenExchange bzw. direkt bei LSP.net erhältlich sein. Ein Preis für das Softwaremodul steht noch nicht fest.

SDL TRADOS® is a registered trademark of SDL

Berlin, April 12, 2012 – OTM has been updated to version 5.6.

New feature: "Certificate of Translation" can be created and sent with the outgoing invoice. Certificates can be signed individually with signatures of the respective project manager and/or CEO. more ...

Berlin, February 22, 2012 – OTM has been updated to version 5.5.

New feature: Copy and repository function for job descriptions (load / save).

Berlin, 26. Oktober 2011

1. Kunden-E-mail-Assistent
   

   Der neue E-Mail-Assistent hilft Ihnen, mehrere E-Mail-Empfänger auf Kundenseite zu organisieren. Der Assistent steht an allen Stellen zur Verfügung, an denen E-Mails an Kunden verfasst werden.

   Für einen Kunden können beliebig viele E-Mail-Adressen hinterlegt und mit einem Kommentar versehen werden, E-Mail-Adressen aller Ansprechpartner des Kunden können mit einem Mausklick importiert werden.

   Die hinterlegten Adressen können automatisch oder mithilfe eines bequemen Auswahlfensters in das TO-, CC- oder BCC-Feld eingefügt werden.

   Außerdem können allgemeinen Hinweise hinterlegt werden, die beim Verfassen von Kunden-E-Mails angezeigt werden. Diese Funktion eignet sich auch zur Anzeige von Notizen, die nicht mit der E-Mail-Konfiguration in Verbindung stehen, sondern Notizen enthalten, die bei dem betreffenden Projekt beachtet werden müssen.

   Die E-Mail-Adressen und deren Einstellungen werden projektspezifisch gespeichert, d.h. Änderungen an den Einstellungen eines Projektes verändern die Einstellungen bereits bestehender Projekte nicht. Die jeweils letzte E-Mail-Konfiguration wird als Voreinstellung für neue Projekte des Kunden verwendet.

   Ausnahme: Beim E-Mail-Versand von Rechnungen, Teilrechungen, Zahlungsanforderungen und Debitoren-Gutschriften müssen die TO-, CC- und BBC-Felder bei Bedarf "per Hand" ausgefüllt werden.

   Beispiel-Anwendung: Das Angebot wird an die Einkaufsabteilung des Kunden gesendet. Im weiteren Verlauf ist aber der ursprüngliche Ansprechpartner beim Kunden zuständig. Zudem sollen ein oder mehrere andere Personen die E-Mails des Projekts als CC oder BCC erhalten. Die Rechnung für das Projekt wird an die Buchhaltung des Kunden gesendet.
   
   

2. Erweiterte Funktion der Kunden-Service-Seiten
   Ein Adminstrator auf Kundenseite kann nun auch Projekte seiner Kollegen (weiterer Ansprechpartner) archivieren.
   
   
3. Et cetera
   

   Bug-Fixes und einige Detailverbesserungen.

Berlin, July 1, 2011 – Good things come in threes it is said, and this is now the case with the new release 5.0 of the Online Translation Manager (OTM), the language services project management solution from LSP.net GmbH.

The software, which is available as an affordable online service (SaaS), was recently issued a certificate by Austrian Standards plus verifying its compliance with the translation service standard EN 15038. It is the first and so far only commercial language service project management solution to be certified according to this standard.

LSP.net has already been certified for compliance with ISO 9001 (quality management) and ISO 27001 (for information security management) for a total of three process standards relevant to the leading edge of language services today.

This latest certification should ease the way for OTM licensees seeking to certify their businesses for compliance with industry standards. All the processes required by EN 15038 are integrated in the project management and administration modules of OTM, and the translation process documentation required for certification is available to licensees at no charge, simplifying preparation for the certification audit.

“We are proud to have achieved this milestone,” commented LSP.net CEO Ulrich Scheffler. “In today’s fast-paced, competitive global environment, it is more important than ever to promote and apply best practices to ensure that the value expected is received and recognized. EN 15038 is one of many quality milestones of the past year which have been reached with the support and collaboration of our partners and licensees with their valuable feedback on the diverse business challenges faced in international environments.”

Berlin, 1. März 2011

1. Konfiguration für den Export der Buchhaltungsdaten
   

   Unter >Buchhaltung >Buchhaltungsexport (Konfiguration) kann der Daten-Export für Rechnungen und Vergütungsbelege individuell angepasst werden. Konfigurierbar sind die Reihenfolge der Feldinhalte, die Spalten-Trennzeichen und das Dateiformat für den Export (TXT und CSV).

   Es lassen sich verschiedene Vorlagen erstellen und abspeichern. Gespeicherte Vorlagen können geändert werden. Jeweils eine Vorlage wird als Standard für den Export ausgewählt.

   Unter >Buchhaltung >Rechnungen bzw. >Buchhaltung >Vergütungsbelege können die Exporte für die ausgewählten Belege ausgeführt werden. Die Export-Dateien liegen anschließend UTF-8-kodiert vor.

   Die exportierten OTM-Buchhaltungsdaten können in ein externes Buchhaltungsprogramm (z.B. DATEV®, SAP®, Lexware®, SAGE® u.a.) eingelesen und dort weiter verarbeitet werden.

2. Erweiterung der Ressourcen-Verwaltung
   

   Unter >Administration >Ressourcen-Verwaltung stehen für >Bewerber und >Kandidaten nun Filter zur Verfügung, mit denen die Suche eingegrenzt und z.B. bestimmte Sprachenkombinationen schneller gefunden werden können. Die Sortierfunktionen (Spaltensortierung) wurden ebenfalls erweitert.

   In der Liste der Kandidaten ist nun sichtbar, welche Angaben im Profil der jeweiligen Ressource noch fehlen. Es wurde eine dreistufige E-Mail-Funktion hinzugefügt, mit der Ressourcen zur Vervollständigung ihrer Daten aufgefordert werden können. Die E-Mail-Texte können individuell (in den Sprachen Englisch, Spanisch und Deutsch) im Administrationsbereich angepasst werden.

   Anmerkung: Ressourcen sind erst dann für Job-Zuweisungen verfügbar, wenn alle erforderlichen Daten vorliegen.

3. OTM-Währungen
   

   Als zusätzliche Währung wurde der israelische Schekel (ILS) hinzugefügt.

4. Anzeige der vom Nutzer ausgewählten Zeitzone
   

   Im Projektmanager-Front-End wird rechts oberhalb des Hauptmenüs nun die Uhrzeit in der vom Nutzer ausgewählten Zeitzone angezeigt. Daneben wird angezeigt, welche Abweichung zu UTC besteht. Bei Klick auf das Symbol links neben der Uhrzeit, wird die externe Webseite www.timeanddate.com aufgerufen, die umfangreiche Informationen zu Zeitzonen und Kalendern bietet.

   Anmerkung: Bisher wurde an dieser Stelle die Systemzeit des Computers angezeigt, die üblicherweise bereits vom Rechner selbst angezeigt wird.

5. Et cetera
   

   Das OTM-Update 4.1 enthält insgesamt mehr als 100 größere und kleinere Verbesserungen.

Berlin, January 17, 2011 – In response to the rapidly evolving needs of the international language services industry, today LSP.net GmbH released the production version of OTM 4.0, with unique approaches to make language project management anywhere, anytime easier than before.
LSP managers on the go can now use iPhone and Blackberry devices to check project status, view and assign requests, read and respond to e-mail, view reports and customer records and more. The well-conceived new interface for smartphones gives language professionals a clear overview of critical information without overwhelming them with details.

For those who have to cope with time zone differences at work or when traveling, OTM now allows each user to set an individual time zone for personal displays of information. A project manager in New York can see all information in Eastern Standard Time while his Berlin office colleagues work with Central European Time on their screens, and an alternative tips display of UTC keeps both aware of international reference times. UTC can also be set as the main time view with the alternative time zone shown as a mouseover tip.

Responding to requests by OTM users for more costing functions such as price lists, the architects of OTM have designed a unique and powerful template feature that not only enables general and customer-specific rates to be saved for project price calculations but which also considerably reduces the time required to enter project line item information for quotations and invoices. Template information can be used from any customer project, and multiple templates can be applied to quotations with various parts. Project managers can create and save personal rate and service templates and choose to make these available to others in their organization.

Learning is also part of the progress with OTM 4.0. Live tutorial projects have been created (and are available on request) to guide new project managers step by step through key project workflows – from the initial quotation request, to the offer, outsourcing to service suppliers, delivery and invoicing. There are also a host of new information videos and other tutorials to make getting started with state-of-the-art language services business management faster and easier.

Greater efficiency is also the theme of many other minor changes to on-screen workflows, which save project managers valuable time while keeping critical views updated. New options for alerting PMs to differences in quantity units (such as pages versus words) between customer quotations and service provider job postings and associated possibilities for manual data entry or recalculation based on factors also save time, increase efficiency and reduce errors.

With its latest release of the Online Translation Manager, LSP.net once again underscores the company’s commitment to greater efficiency, transparency and security for all stakeholders in translation projects and related services. Its enormous flexibility, scalability and attractive pricing make the project management power of the leading language service providers available to any company, large volume translation consumer, teams (large or small) or freelancers who want to be ready for whatever comes – now and in the future.

Berlin, 17. Januar 2011

1. Positionsvorlagen speichern und Positionslisten importieren
   Positionslisten enthalten Leistung, ggf. Sprachpaar, leistungsspezifische Textbausteine, Preise, Spezialgebiete usw., jedoch keine Referenz auf Dateien und keine Quantifizierungen. Positionslisten werden aus anderen Projekten oder aus extra gespeicherten Vorlagen in laufende Projekte importiert. Eine als Vorlage gespeicherte Positionsliste kann als "Preisliste" dienen.
   (a) >Positionen: Positionslisten aus anderen Projekten oder aus gespeicherten Vorlagen in laufende Projekte importieren;
   (b) >Vorlagen verwalten: Benennen, umbenennen, löschen und freigeben von Positionslisten;
   (c) >Projektübersicht >Positionsübersicht: Speichern einer Positionsliste als Vorlage für den Gebrauch durch andere Projektmanager derselben Agentur (PM-Nutzer mit Administrator- oder Supervisor-Rechten sehen immer alle Vorlagen des Unternehmens).
   
   
2. Web-Oberfläche für mobilen Zugriff
   Zugriff per iPhone und Blackberry ist möglich. Wenn man OTM über den Browser dieser Smartphones ansteuert, kann man darüber grundlegende Administrationsaufgaben im Projektmanagement erledigen:
   - Projektanfragen (Projekte) ansehen und ihre Bearbeitung zuweisen,
   - Projektbearbeitung sperren,
   - E-Mails lesen, Statistiken lesen,
   - Kundenprofile einsehen.
   
   
3. Funktion "Datei kopieren"
   >Datei-Pool
   >Projektdokumente
   >Kundendokumente
   Die Übernahme einer Datei aus einem Bereich in einen anderen wird erleichtert. Die Kopie einer vorliegenden Datei wird wahlweise direkt in >Datei-Pool oder >Projektdokumente oder >Kundendokumente gespeichert.
   
   
4. >Projektdokumente überarbeitet
   zusätzliche Informationen, Funktionen und Sortierungsmöglichkeiten.
   
   
5. Zeitzone für GUI-Anzeige auswählen
   Termine und Deadlines im GUI werden für PM und Ressourcen in der vom jeweiligen Nutzer ausgewählten Zeitzone angezeigt.
   
   
6. Datumseingaben erfolgen im ISO-Format
   Die Eingabe von Datum und Uhrzeit, z.B. für Deadlines, erfolgt nun grundsätzlich im ISO-Format: YYYY-DD-MM hh:mm
   
   
7. Direkt-Link führt in die Projektsteuerung
   Auf Übersichtsseiten und in der Projektbox wird vor der Projektnummer ein Icon angezeigt, das in die Projektsteuerung führt, ohne dass das Drop-Down-Menü der Projektnavigation aufgerufen werden muss.
   
   
8. >Job-Dateien auf Ajax umgestellt
   Nach Änderungen - wie z.B. nach der Bewertung einer Ergebnisdatei oder nach Übernahme einer Auslieferungsdatei - ist manuelles Neuladen der Seite nicht mehr erforderlich. Die geänderten Informationen werden sofort angezeigt.
   
   
9. Warnung bei Änderung der Default-Deadline für Jobs
   Wenn in einem Projekt bereits Jobs gespeichert wurden, erhalten PM nach Änderung der Default-Job-Deadline eine Warnung, dass die Deadlines bereits bestehender Jobs nicht automatisch geändert werden, sondern ggf. manuell anzupassen sind.
   
   
10. >Auftrag >Ausgangsrechnung überarbeitet
    Die Seite zur Rechnungserstellung (Zahlungsanforderung, Teilrechnung, Rechnung, Gutschrift) wurde überarbeitet. Sie enthält jetzt eine HTML-Vorschau des PDF-Dokuments sowie für den Fall der Rechnungsversendung per E-Mail einen editierbaren E-Mail-Text.
    
    
11. Unterschiedliche Darstellung von Vor- und Nachname
    Nicht in allen Sprachen ist klar erkennbar, was Vorname und was Nachname einer angezeigten Person ist (z.B. wenn der Name insgesamt aus mehr als 2 Wörtern besteht). Im GUI werden die Nachnamen daher durch fette Schrift gekennzeichnet.
    
    
12. Lieferung beglaubigter Dokumente
    Ab OTM 4.0 werden Ressourcen nicht mehr global nach dem Kriterium "beeidigt" gefragt, sondern es wird anhand von Leistung und Sprachpaar erfasst, ob das Kriterium "Lieferung beglaubigter Dokumente" zutrifft. Weil die Problematik international heterogen ist und die jeweilige Rechtslage nicht verallgemeinert werden kann, wird zusätzlich nach Qualifikation und autorisierender Behörde gefragt. Bereits vorhandene Ressourcen mit dem bisherigen Kriterium "beeidigt" werden, wenn sie auf ihren Service-Seiten eingeloggt sind, gebeten, ihre dahingehenden Angaben zu konkretisieren.
    
    
13. >Buchhaltung – Anzeige von Buchungsbetrag statt Restbetrag
    Bei Ausgangsrechnungen, die auf eine bezahlte Zahlungsanforderung folgen, wird in den Buchhaltungsübersichten nicht länger der offene Restbetrag "0", sondern der Buchungsbetrag angezeigt.
    
    
14. Wizzard / Abweichende Mengeneinheiten zwischen Angebotsposition und Job
    Wenn in einem Projekt für eine Datei gegenüber der Ressource (in einem Job) andere Mengeneinheiten verwendet werden als gegenüber dem Kunden (in der Position von Angebot/Rechnung), bietet OTM Hilfe durch Umrechnung per Faktor bzw. die Option zur direkten Eingabe eines anderen Quantifizierungswertes.
    
    

Download PDF (2MB)

Berlin, 14. Dezember 2010 – LSP.net hat den
OTM-Guide 2011 in deutscher Sprache veröffentlicht. Die illustrierte Broschüre zeigt die Software als Komplett-System für das Management von Sprachdienstleistungen einschließlich Workflow, Buchhaltung sowie CRM und Kommunikation. Zudem werden die Vorteile aus Sicht der jeweiligen Anwender anschaulich geschildert. Gedruckte Exemplare sind in englischer Sprache erhältlich.

Berlin, 11. Oktober 2010

1. Datumsformate im PM-GUI
   Im Projektmanagement-Interface wird das Datum grundsätzlich im ISO-Format angezeigt, also z.B.: 2010-09-27, ggf. erweitert durch Uhrzeitangaben. Die Eingabefelder wurden entsprechend angepasst.
   
   
2. E-Mail-Threads neu positioniert
   In der Projektnavigation wurden die Links zu den E-Mail-Threads unter >Projektübersicht platziert. Die entsprechende Tabs befinden sich demzufolge unter >Projektübersicht >E-Mails (Kunde) bzw. unter >Projektübersicht >E-Mails (Ressourcen).
   
   
3. Überarbeitung von >Statistiken >Cashflow
   Anhand der erfassten Projekte werden die Daten zukünftiger Zahlungseingänge (Rechnungen) und Ausgaben (Vergütungen) grafisch aufbereitet; Einblick haben Nutzer mit entsprechender Berechtigung.
   
   
4. Adressformate
   Andere Länder, andere Adressformate. Einzelnen Elemente wie PLZ, ORT, STRASSENNAME usw. werden – je nach Land – in unterschiedlichen Varianten angeordnet. OTM passt sich den jeweiligen Gepflogenheiten an und bietet seinen internationalen Nutzern jeweils die von ihnen gewohnten Formate. Das Ganze ist flexibel ausgelegt, so dass neue Erkenntnisse zu Formaten für spezifische Länder eingebracht und beim jeweils folgenden Update umgesetzt werden können.
   
   
5. Knowledge Base
   Die Knowledge-Base im Projektmanagement-Bereich wurde erweitert und enthält derzeit folgende Punkte: Videos, Q&A, die Demos von den Service-Seiten der Kunden und Ressourcen, sowie Links zu Web-Log, Change-Log und LSP.net News.
   
   
6. AGB unter >Team einsehbar
   Die aktuell geltenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen gegenüber Kunden und Ressourcen können – soweit vorhanden – unter >Team in allen Sprachen, in denen sie vorliegen, aufgerufen werden.
   
   
7. Eintrag in Buchhaltung bei Rechnungsversand per E-Mail
   Beim E-Mail-Versand einer Rechnung wird im Buchhaltungsmodul automatisch ein Eintrag in "Anmerkungen, Statusänderungen" erzeugt, der die Information enthält, wann und von wem die Rechnung versendet wurde.
   
   
8. Automatische Zuweisung von Projekten an Solo-Projektmanager
   Gibt es im Unternehmen nur einen einzigen Projektmanager, dann sind ihm neu eingehende Projekte automatisch zugewiesen; der entsprechende Arbeitsschritt in der Projektsteuerung entfällt.
   
   
9. Transparenter erster Download von Auslieferungsdateien
   PMs können in >Dateien >Job-Dateien sehen, ob eine Auslieferungsdatei vom Kunden - genauer gesagt: von einem Ansprechpartner auf Kundenseite - heruntergeladen wurde (wer die Datei wann als erster heruntergeladen hat).
   
   
10. Markierung "Neu" bei Dateien im Datei-Pool entfernen
    Projektmanager können die Markierung für "neue Dateien" im Datei-Pool manuell entfernen (was dann sinnvoll ist, wenn z.B. ein Admin ein Projekt selbst als PM übernimmt und die Dateien bereits zur Kenntnis genommen hat).
    
    
11. Konfigurierbare Voreinstellungen zum E-Mail-Versand
    Für eine Reihe wichtiger E-Mails an Kunden kann konfiguriert werden, ob diese E-Mails üblicherweise versendet werden oder nicht. Der Projektmanager kann diese Einstellung in jedem individuellen Projekt ändern.
    Die generelle Voreinstellung für alle Kunden des Unternehmens erfolgt in >Administration >Einstellungen >E-Mail-Optionen. Falls für Kunden oder einzelne Ansprechpartner von Kunden individuell abweichende Einstellungen gelten sollen, kann dies in >Kundenverwaltung >Eigenschaften bzw. in >Kundenverwaltung >Ansprechparnter entsprechend angepasst werden.
    
    
12. AGB in von der Projektsprache abweichenden Sprachen
    Nicht immer liegen die AGB eines Unternehmens / einer Agentur in allen Sprachen vor, die für die Projektabwicklung verwendet werden. Bei der Erstellung des Angebots haben Projektmanager daher die Möglichkeit, die AGB auch dann an das Angebot anzuhängen, wenn die Sprache der AGB von der Projektsprache abweicht.
    Wenn die AGB in mehreren von der Projektsprache abweichenden Sprachen vorliegen, kann eine entsprechende Auswahl erfolgen. Beispiel: Projektsprache Niederländisch, AGB liegen in Englisch und Deutsch vor. Der PM kann im nl-Angebot die AGB anhängen und dabei zwischen de und en wählen.
    
    
13. Sprachauswahl für E-Mail beim Einfädeln von Ressourcen
    In >Administration >Ressourcen-Verwaltung steht beim Versenden der Einladungsmail eine Sprachauswahl für jede individuelle Mail zur Verfügung.
    
    
14. Keine VAT-Angaben von EU-Ressourcen, wenn Sie zu
    NON-EU-Agenturen gehören
    Die Eingabe der VAT-Informationen ist für Agentur-Ressourcen mit Sitz in der EU nur noch dann obligatorisch, wenn auch die Agentur Ihren Sitz in der EU hat.
    
    
15. Information für Freelancer bei Abschluss der Lieferung von Ergebnisdateien
    Ressourcen mit projektbezogener Vergütung (i.d.R. Freelancer) erhalten beim Abschluss Ihrer Lieferung - dem Upload der letzten ausstehenden Ergebnisdatei - einen ausführlichen Hinweis zur Erstellung des Vergütungsbeleges.
    Dieser Hinweis dient vor allem dazu, das Bewusstsein dafür zu schärfen, dass die Erstellung von Vergütungsbelegen "am System vorbei" unnötig und kontraproduktiv ist.
    Alle notwendigen Daten eines Jobs sind bereits in OTM vorhanden, und egal ob Gutschrift durch die Agentur oder Ressourcen-Rechnung durch Freelancer: der notwendige Vergütungsbeleg kann schnell und sauber innerhalb von OTM erzeugt werden.
    
    
16. Konfigurierbare Services im Anfrageformular
    Die im Anfrageformular aufgelisteten Leistungen können unter >Administration >Einstellungen >Projektparameter ausgewählt werden. Nicht aktivierte Leistungen erscheinen nicht im Anfrageformular.
    
    
17. E-Mails als Projektdokument (PDF) übernehmen
    E-Mails von Kunden können innerhalb eines Projekts direkt in ein PDF-Dokument konvertiert und als solches unter >Projektdokumente gespeichert werden. Dies ist z.B. dann sinnvoll, wenn ein Kunde eine Bestellung bereits in einer einfachen E-Mail vorgenommen hat und nicht zum (wiederholten) Bestellen über das Bestell-Formular angehalten werden soll. Auch diese Form der Bestellung liegt damit unter den förmlichen vertragsrelevanten Dokumenten vor.
    

Das nächste OTM-Update ist für Januar 2011 geplant.

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Berlin, September 24, 2010 – LSP.net has published the 2011 edition of the Online Translation Manager Guide, a booklet providing a detailed, illustrated view of the features and benefits of this comprehensive system for language service management, including workflow, customer relationship management, data security, accounting and communication. Printed copies of the 2011 OTM Guide are also available in English.

Berlin, 3. August 2010 – Die LSP.net GmbH, Spezialanbieter von Branchenlösungen und Qualitätsmanagement für die Sprachenindustrie, gab heute den Produktionsstart von OTM 3.0 bekannt.

LSP.net hat in der Version 3.0 wesentliche funktionale Erweiterungen der Online-Projektsteuerungsplattform für Sprachdienstleister umgesetzt.

LSP.net-Geschäftsführer Ulrich Scheffler erläutert dazu: "Mit der neuen Version können unsere Lizenznehmer die Projekt-Kommunikation mit ihren Kunden individuell und in beliebigen Sprachen gestalten. Zudem haben wir die betriebswirtschaftlichen Komponenten der Software weiter optimiert und bieten den Nutzern eine unaufdringliche Anleitung zu kaufmännisch korrekten Prozessen.

OTM ist die 360-Grad-Lösung für Sprachdienstleister und setzt hinsichtlich Funktionsumfang, Transparenz, Sicherheit und Verfügbarkeit neue Standards bei der Online-Projektsteuerung."

Neben den Standard-Systemsprachen Englisch, Spanisch und Deutsch sind die kundenseitigen Komponenten der OTM-Plattform jetzt auch in Niederländisch und Portugiesisch verfügbar. Dank der neu entwickelten OTM-Lokalisierungsschnittstelle können weitere Sprachen schnell und unkompliziert hinzugefügt werden.

Über OTM

OTM (Online Translation Manager) steuert und verwaltet die Projekt-Prozesse von Übersetzungen, Lektoraten, Lokalisierungen und DTP-Projekten. OTM ist ein einfach zu bedienendes Expertensystem und steht als Software as a Service ("SaaS") rund um die Uhr zur Verfügung. Zur Nutzung benötigt man lediglich eine Internetverbindung.

OTM wird ab 68 EUR pro Monat angeboten. Eine kostenlose 30-Tage-Testversion von OTM 3.0 ohne funktionale Einschränkungen kann über die LSP.net-Website freigeschaltet werden.

Berlin, 2. August 2010

1. Online-Bestellung
   Kunden mit Service-Seiten können eine Bestellung über ein Online-Formular übermitteln. Das Online-Formular wird automatisch in ein PDF umgewandelt und in die Projektdokumente übertragen. Der PM erhält unter „Aufgaben“ die Meldung „Auftrag eingegangen“ (ebenso wie nach dem Upload eines Bestell-Faxes).
2. Weitere Sprachen für die Kommunikation mit Kunden
   Die gesamte Kommunikation mit Kunden (E-Mails, PDF-Dokumenten) kann ab sofort auch in Niederländisch und Portugiesisch (BR) erfolgen. Die Bedienoberfläche der Kunden-Service-Seiten ist ebenfalls in diesen Sprachen verfügbar.
3. Backend-Tools zum Anpassen der Standard-Texte
   Im Administrationsbereich können nun auch folgende Default-Texte individuell verändert werden:
   - E-Mails an Kunden,
   - Texte in Kunden-Dokumenten (Angebote, Rechnungen, Gutschriften etc.),
   - angebotene Leistungen,
   - Navigationsmenü der OTM-Website.
4. Service-Seiten für Ressourcen
   Geändertes Farbdesign.
5. Weitere kleinere Verbesserungen

Das nächste OTM-Update ist für Anfang Oktober 2010 geplant.