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Whitepaper: Control de calidad con OTM

Mediante una meticulosa valoración de los encargos completados y entregados, los gestores de proyectos pueden sentar las bases para una búsqueda de proveedores más focalizada y acceder a los traductores más convenientes.

A continuación presentamos un resumen de los mecanismos de control empleados y de las posibles configuraciones para los controles de calidad de OTM.

Téngase en cuenta que en la actividad diaria de una agencia de traducción resulta imposible obtener valoraciones cien por cien objetivas de todos los servicios prestados.

Las valoraciones de calidad y sus resultados no serán visibles para los traductores, ya que no es conveniente avivar debates académicos sobre las correcciones. En realidad de lo que se trata es de resaltar los puntos fuertes y débiles y las tendencias, de forma que los gestores de proyectos puedan reaccionar con objetividad en su trabajo diario.

Acceso a parámetros y datos

La configuración de los parámetros del control de calidad se encuentra en Administración en >Gestión de proveedores >Ranking.

Todos los resultados y cada una de las valoraciones de un proveedor se encuentran en >Gestión de proyectos >Proveedores >Detalles de proveedores.

El ranking resultante de las valoraciones de calidad afecta al orden de las listas de resultados que encontramos en >Gestión de proyectos >Proveedores >Buscar y en >Gestión de proyectos >Encargos >Publicar.

Fases de la valoración de calidad

En OTM, todos los archivos finales que los traductores (proveedores) entregan reciben una valoración de calidad. Esta valoración de calidad consta de un componente obligatorio y de un componente opcional.

El componente obligatorio es la Formal Quality Assessment (FQA). El componente opcional es la Linguistic Quality Assessment (LQA).

Por otra parte, al cerrarse un pedido todos los encargos reciben una puntuación de Wilingness to Work Again (WWA). De este modo, los gestores de proyectos expresan su opinión sobre cómo ha sido la comunicación con el proveedor y la relación profesional, y su disposición para volver a colaborar con el proveedor.

Formal Quality Assessment - FQA

Mediante la FQA, en cada archivo final se evalúa mediante preguntas directas:

  1. Si los archivos entregados están completos,
  2. Si se ha cumplido la fecha de entrega,
  3. Si se han cumplido los requisitos (los de la descripción del encargo y las guías de estilo), y
  4. Si el formato de los archivos entregados no contiene errores.

Para cada archivo finalizado, el gestor de proyectos deberá formalizar una FQA antes de que el cliente tenga acceso al archivo etiquetado como archivo de entrega.

Linguistic Quality Assessment – LQA

La Linguistic Quality Assessment (opcional) de un archivo finalizado también la lleva a cabo el gestor de proyectos.

Los criterios de la LQA son:

  1. Comprensión del texto / Errores de traducción
  2. Terminología / Vocabulario
  3. Estilo
  4. Gramática
  5. Ortografía y puntuación
  6. Omisiones / Adiciones
  7. Coherencia / Cohesión

La LQA se aplica cuando un archivo finalizado se marca como «libre de errores», o bien cuando se marca al menos un criterio de error.

La frecuencia con que un determinado criterio de error aparece en un único documento será por el momento irrelevante. Lo único que se registra es si ha habido o no determinados errores o deficiencias.

Además de la información sobre errores o criterios lingüísticos, para cada LQA deberá también indicarse quién ha realizado la valoración. El origen de esta información procede del gestor de proyectos, del cliente o de un revisor, y por supuesto en una misma valoración pueden intervenir varios.

Si no se marca ninguna fuente de información, la valoración LQA no se guardará.

Clasificación de los valores LQA

La escala sobre la que se crean los valores LQA van del 0 al 100 por ciento. No obstante, es posible aumentar el valor inferior de la escala. Por ejemplo es posible fijar que la penalización máxima en todos los criterios no dé como resultado un 0 por ciento, sino sólo un 50 por ciento.

El motivo de esta opción es que, en el caso de introducirse posteriormente factores para la frecuencia de errores sea posible asociar los valores recopilados con una frecuencia media de errores, y de este modo que los valores habituales se mantengan en un espectro todavía más diferenciado.

¿Qué significa «100 por ciento»?

Cuando para un criterio específico o para una fase aparece un valor del 100%, significa que no se han detectado errores. Dicho de otro modo: el criterio o la fase se ha valorado como «libre de errores».

Willingness to Work Again – WWA

Al cerrar un proyecto, el gestor de proyectos indica una valoración de su WWA, que va desde ‑2 (muy mal) hasta +2 (muy bien). El valor predeterminado es neutro y no indica una valoración positiva ni negativa.

Fases y niveles de la valoración de calidad

OTM procesa en tres niveles las diferentes fases de la valoración de calidad – FQA, LQA y WWA –. A nivel de cada uno de los archivos finalizados, se aplican puntuaciones para la FQA y la LQA. A nivel de encargo se aplican puntuaciones FQA, LQA y WWA. A partir de las puntuaciones de encargos, los proveedores reciben puntuaciones para la FQA, la LQA y la WWA.

Por otra parte existe una puntuación de ranking, un valor total que no aparece en ningún sitio pero que es un parámetro esencial con el que se controla el orden en que aparecen los proveedores en las búsquedas y en la selección para la publicación de encargos.

A continuación un esquema de la creación y cálculo de valores en los distintos niveles:

Fases

Niveles

FQA

LQA

WWA

Puntuaciones de archivos

Valoración obligatoria, introducida por el PM

Criterios con su ponderación, si corresponde

Valoración opcional, introducida por el PM

Criterios con su ponderación, si corresponde

-

Puntuaciones de encargos

Valor medio de FQA de archivo de encargo

Valor medio de LQA de archivo de encargo

Introducido por el PM al cerrar el proyecto

Puntuaciones de proveedores

Cálculo basado en todas las FQAs de encargos

Cálculo basado en todas las LQAs de encargos

Promedio de todos los valores WWA

Puntuación de ranking

En las listas de resultados de la búsqueda de proveedores, las puntuaciones de ranking influyen en el orden. El rango se calcula a partir de los resultados ponderados de cada una de las fases.

Ponderación de criterios

La valoración de calidad de una fase se calcula a partir de los valores de cada criterio. Esto se aplica tanto para la FQA como para la LQA.

Los cuatro criterios para la FQA son «Completos», «Cumplimiento de plazos», «Cumplimiento de requisitos» y «Formato». Estos cuatro criterios pueden ponderarse de forma diferente.

Si, por ejemplo, para su empresa es de suma importancia que se cumplan los plazos de entrega, usted puede configurar OTM para que los retrasos en la entrega tengan más importancia que los errores en el formato. De esta forma un proveedor recibirá una penalización mayor por plazos no cumplidos que por documentos con errores de formato.

Lo mismo se aplica a los criterios LQA. Los usuarios de OTM con acceso a la gestión de proveedores pueden modificar esta configuración en el área de administración, en >Gestión de proveedores >Ranking.

Valores totales para criterios

Las puntuaciones de proveedores para la FQA y la LQA se forman a partir de los criterios ponderados a nivel de encargos.

Por otra parte, OTM calcula (partiendo igualmente de las puntuaciones de encargos) valores generales para cada criterio individual. Este valor aparece en la interfaz de gestión de proyectos, en los detalles de cada proveedor.

Para cada uno de los criterios se genera un valor que representa el valor medio de este criterio. Las ponderaciones y las escalas son irrelevantes. Con estos valores, los gestores de proyectos pueden ver la frecuencia de deficiencias en cada uno de los criterios individuales.

Ponderación para el ranking global

La puntuación de ranking es un valor global que se calcula a partir de las puntuaciones a proveedores en las fases de la FQA, LQA y la WWA.

La puntuación de ranking no aparece en OTM. Pero esta puntuación es decisiva en las listas de resultados siempre que en la búsqueda o en la selección de proveedores se active la opción «Rango OTM».

Es posible configurar en qué medida la puntuación a proveedores en una determinada fase influirá en el ranking, y por ejemplo ponderarlo para que los resultados LQA tengan un peso mayor sobre el ranking que los resultados FQA y WWA.

Aviso para usuarios con licencias de OTM anteriores al 2011: Se utilizara un factor de compensación que hará que los proveedores con muchos encargos no valorados previos al 2011 obtengan una ranking mayor que los que tengan menos encargos valorados.

WWA y ranking OTM

Al generar un valor WWA para un encargo existen cinco opciones posibles:

-2 (valor más bajo)

-1

 0 (neutro)

+1

+2 (valor más alto)

El valor medio se calculará a partir de todos los valores WWA guardados para un proveedor y se le mostrará a dicho proveedor. Esta media WWA se transformará en un valor porcentual entre 50 y 150 por ciento que se aplicará al ranking OTM para que pueda incorporarse a la puntuación.

Un proveedor con una media de WWA positiva recibe un valor porcentual superior al 100, lo cual representa un tipo de ventaja para el ranking. Un proveedor con una media de WWA de 0 percibe para el ranking un valor casi neutro del 100-por ciento-, y un proveedor con una media de WWA negativa percibe un valor por debajo del 100%, por tanto algo así como una penalización.

Rango OTM y parámetros de clasificación

Cuando se introducen campos de especialización como parámetros para la búsqueda y selección de proveedores, esto queda reflejado en el orden de la lista de resultados. El rango OTM no se calcula solamente a partir de las puntuaciones de ranking, sino que también se calcula teniendo en cuenta todos los parámetros que sean de relevancia en cada caso concreto. Se trata tanto de los valores de QA como de los campos de especialización y el tipo de coincidencias (matches) que tenga los proveedores en los campos de especialización (100% o fuzzy)

Al hacer una búsqueda de proveedores sin tener en cuenta los campos de especialización, la lista de resultados se ordena según el rango OTM basado las puntuaciones del ranking.

Priorización

También es posible priorizar a proveedores dentro del ranking (por ejemplo, cuando se introduce a un proveedor nuevo en la base de datos de OTM). Para ello existe la opción «Priorizar en la búsqueda / selección» dentro de >Administración >Gestión de proveedores >Proveedores >Configuración.

Si se activa esta opción, en el orden de la lista de resultados este proveedor se priorizará y aparecerá el primero de la lista, independientemente de que tenga o no valoraciones de calidad:

Ejemplo de uso: Los nuevos proveedores podrán ir recibiendo varias valoraciones de calidad antes retirarles esta priorización y que aparezcan en la lista de resultados sólo por sus campos de especialización o por los resultados de sus QA.

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